Внедрение решения 1С в крупную IT-компанию с сетью филиалов
Клиент
Крупная IT-компания с сетью филиалов, развитой структурой и множеством бизнес-процессов, требующих эффективного управления документами.
Задача
До внедрения системы документооборот в компании велся вручную, что приводило к ряду проблем:
- Отсутствовала единая система для хранения и поиска документов, что снижало эффективность работы сотрудников
- Документы терялись, согласование занимало много времени.
- Были сложности с контролем исполнения задач и сроков.
- Данные необходимо было дублировать в разных системах (например, данные по проектам и клиентам в Jira [система управления проектами и задачами] и документах 1С:Бухгалтерия).
Решение
Для автоматизации процессов была выбрана система 1С:Документооборот. В рамках проекта осуществили:
1. Переход на электронный документооборот:
- Помогли отказаться от бумажных документов.
- Настроили процессы согласования, хранения и поиска документов.
2. Интеграцию с другими системами:
- Настроили обмен данными с системой 1С:Бухгалтерия для автоматизации обработки первичной документации.
- Реализовали интеграцию с Jira (система управления проектами и задачами) для формирования задач по проектам и работы с клиентами.
- Осуществили интеграцию с 1С:ERP (система управления ресурсами предприятия) для учета задач, документов и бизнес-процессов.
- Настроили интеграцию с системой распознавания документов (ИИ) для автоматического распознавания данных из документов (например, спецификаций в договорах) и передачи их в 1С:Бухгалтерия.
- Наладили интеграцию корпоративным мессенджером для упрощения согласования документов.
3. Автоматизацию бизнес-процессов:
- Разработали и внедрили нестандартные бизнес-процессы, учитывающие специфику компании.
- Реализовали набор функций для бюджетирования, включая согласование бюджетов и заявок на оплату.
- Автоматизировали процессы согласования договоров, заявок и приказов.
- Настроили маршруты обработки входящей и исходящей корреспонденции.
- Внедрили модуль ИИ для автоматического распознавания данных из документов.
- Упростили процессы организации мероприятий и контроля за исполнением задач.
4. Внедрение инструментов Искусственного интеллекта (ИИ):
- Внедрили модуль ИИ для автоматического распознавания данных из документов (например, спецификаций в договорах) и передачи их в систему 1С:Бухгалтерия.
5. Обучение сотрудников:
- Провели обучение пользователей, включая топ-менеджеров компании.
- Разработали инструкции и тестовые примеры для упрощения работы с системой.
Результат
1. Сокращение времени на согласование документов на 30%:
Автоматизация процессов согласования и маршрутизации документов позволила значительно ускорить их обработку. Теперь сотрудники тратят меньше времени на рутинные задачи, такие как поиск согласующих лиц и отслеживание статусов.
2. Ускорение поиска документов до 2 минут:
Внедрение электронного архива документов и системы полнотекстового поиска упростило доступ к информации. Раньше поиск документов занимал до двух дней, теперь это делается за пару минут.
3. Исключение потерь данных и дублирования информации:
Все документы и переписка хранятся в единой системе, что исключает их потерю при увольнении сотрудников или сбоях. Исключено дублирование данных, например, при учёте рабочего времени в разных системах.
4. Повышение прозрачности и контроля за исполнением задач:
Все этапы согласования и исполнения задач теперь отслеживаются в режиме реального времени. Руководство может оперативно получать сводки и отчёты о статусе задач и документов.
5. Снижение трудозатрат на обработку документов:
Автоматизация рутинных процессов (например, заполнение шаблонов, распознавание данных) сократила нагрузку на сотрудников. Время на подготовку договоров и других документов уменьшилось на 27%.
6. Улучшение контроля за бюджетами и расходами:
Автоматизация процессов бюджетирования и согласования заявок на оплату упростила финансовый контроль. Исключены ошибки и задержки при обработке финансовых документов.
7. Внедрение ИИ для автоматизации обработки документов:
Модуль ИИ автоматически распознает данные из документов (например, спецификации в договорах) и передает их в бухгалтерию. Это сократило время на ручной ввод данных и исключило ошибки при обработке.
8. Упрощение работы с клиентами и проектами:
Интеграция с Jira позволила передавать данные из 1С:ДО в систему управления проектами, что улучшило качество оценки и принятия решений. Упрощен контроль за исполнением задач по проектам.
9. Экономия ресурсов:
Сокращены временные и финансовые затраты на обработку документов. Упрощены процессы бюджетирования и контроля расходов.
Планы на будущее
- Расширение возможностей применения ИИ для автоматизации других процессов.
- Обучение сотрудников удаленных филиалов.