Внедрение программного продукта

Внедрение программного обеспечения — это сложный процесс, требующий грамотного подхода и внимательного отношения ко всем деталям. Среди них бюджет предприятия, особенности работы текущих внутренних процессов, нюансы самого программного продукта. 

Процесс и результат внедрения программного продукта влияет на дальнейшую работоспособность и эффективность всей IT-инфраструктуры компании. Часто недостаточно просто выбрать программный продукт для обеспечения работы бизнеса из готовых вариантов. Выход один — заказать разработку нового программного продукта. 

Разработка IT-продукта под ключ: внедряем, поддерживаем ПО

Читать подробнее

В статье расскажем про особенности внедрения программного продукта, используемые при этом технологии, и раскроем потенциальные риски, с которыми может столкнуться компания.

Что такое внедрение программного продукта

Так называют процесс интеграции нового программного обеспечения в существующие бизнес-процессы и системы работы организации. Это может быть как установка нового ПО или различных автоматизированных систем, так и адаптация существующей системы под нужды компании.  

Цель внедрения — обеспечить максимальную производительность и эффективность работы, улучшить качество предоставляемых услуг и оптимизировать бизнес-процессы. 

Внедрение программного продукта можно разделить на несколько этапов, каждый из которых решает свои задачи для предприятия и играет важную роль (соответственно, каждый из них должен быть тщательно проработан). О них расскажем позднее в статье.

Какие технологии используют?

Внедрение программного продукта в значительной степени зависит от применяемых технологий:

1. Облачные системы (SaaS, IaaS, PaaS). Такие решения позволяют организациям эффективно распределять ресурсы и трафик, обеспечивая доступ к программному обеспечению через интернет. Это облегчает управление программой и снижает необходимость в локальных серверах для успешной работы предприятия.
2. API и интеграция. Наличие API (программный интерфейс приложений) обеспечивает возможность интеграции новых и существующих систем. Это дает возможность разным программным продуктам работать в единой среде, обмениваться данными и снижать возможность дублирования информации.

А также инструментов и методологий:

1. Методы Agile и DevOps позволяют ускорить процессы внедрения программы и улучшить взаимодействие между командами разработки и эксплуатации. А, например, Agile делает процесс работы более гибким, позволяя вносить изменения и корректировки во время работы компании.
2. Системы управления проектами. Инструменты вроде Jira или Trello, ушедшие с рынка России, помогают эффективно планировать и контролировать выполнение задач на всех этапах внедрения системы.
3. Инструменты для обучения и информационной поддержки пользователей при решении задачи. Платформы, такие как LMS (системы управления обучением), а также различные документы, могут использоваться для обучения сотрудников работе с новым продуктом, что помогает снизить время на адаптацию.

Использование этой совокупности средств для решения задачи не только упрощает процесс поэтапного внедрения данных программных продуктов, но и значительно повышает их качество, влияет на сроки внедрения, а также эффективность работы сотрудников.

Основные этапы внедрения

Процесс внедрения программного продукта включает в себя несколько важных этапов по выполнению работ: планирование, разработка, тестирование, запуск и обеспечение последующей поддержки. Каждый из этих этапов требует особого внимание и обдуманного подхода. Процедура внедрения может пойти не по плану, если не учесть все нюансы в этапах.

Этап 1: Планирование и подготовка

Планирование и разработка технического задания от заказчика — первый и самый важный из этапов внедрения программного продукта на предприятии. Здесь формируется общее понимание целей и задач внедрения, разрабатывается стратегия и определяются сроки. Важно учитывать:

1. Текущие бизнес-процессы и системы предприятия.
2. Требования пользователей к новому программному продукту.
3. Бюджет предприятия для внедрения программы и возможность выделить дополнительные ресурсы.

Правильное планирование и разработка технического задания позволяют минимизировать риски и обеспечить более плавный переход предприятия к новому продукту. Здесь сразу же можно обозначить права (например, доступ к ПО будет иметь только определенный круг лиц) и настроить конфиденциальность баз данных программы. 
Чтобы время внедрения нового программного продукта, например, корпоративной системы, совпадало с планом, необходимо точно знать, какие процессы требуется отразить в IT-решении. 

Этап 2: Разработка решения и его адаптация

На этом этапе происходит разработка новой системы или настройка и адаптация готового программного продукта под нужды организации (в зависимости от специфики деятельности компании, системных требований установленного оборудования и т.п.). Здесь учитывают особенности бизнеса и его актуальные процессы. Кроме того, команде проще понять сценарии и цели внедрения программного продукта, когда есть конкретный план самого процесса. При этом план внедрения проекта разрабатывают специалисты, которые уже погружены в процессы компании и знают особенности внедрения ПП. То же относится к любому программному продукту, будь то сервис для клиентов или внедрение корпоративной системы.

Разработка корпоративного портала для обучения сотрудников крупной технологической компании

Читать подробнее

В процессе разработки команда специалистов следует разработанному ТЗ. В рамках подготовки концепции проекта специалисты создают уникальные функции программного продукта, которые могут стать важными компонентами внедряемых решений.

Этап 3: Тестирование IT-решения

Тестирование – это очень важный этап, который дает возможность выявить ошибки и недочеты нового программного обеспечения. Этот процесс включает в себя несколько видов тестирования:

1. Функциональное тестирование, которое проверяет, правильно ли работает каждая функция программы.
2. QA или обеспечение качества продукта, которое включает интеграционное тестирование продукта, проверку пользовательских сценариев поведения и всего, что покажет качество разработанного решения.
3. Нагрузочное тестирование, позволяющее оценить, как система работает под высокой нагрузкой.

Тестирование помогает устранить большинство проблем до их появления при использовании новой системы.

Этап 4: Запуск разработанного программного продукта

Запуск программного продукта — момент, когда новое ПО должно стать доступным для пользователей. В рамках выполнения четвертого этапа важно заранее подготовить сотрудников или провести дополнительное обучение команды. Здесь разработчики продолжают дописывать документацию и инструкции по работе в системе. Они необходимы, чтобы заказчик в дальнейшем получил полный отчет о внедренном программном продукте.

Создать продуктовый проект вместе с SimbirSoft: что ждёт клиента

Читать подробнее

Этап 5: Техническая поддержка после внедрения 

Контроль за состоянием продукта — не менее важный этап в процессе внедрения IT-решения. Этот процесс включает в себя:

• мониторинг работы программы
• техническую поддержку пользователей
• устранение возникающих проблем. 

Понимание того, как пользователи взаимодействуют с ПО, помогает вносить необходимые улучшения и корректировки.

Риски и ошибки при внедрении

Решение по внедрению программного продукта всегда сопряжено с рисками. Многие компании сталкиваются с определенными трудностями в этом процессе:

1. Несоответствие требований и реальных нужд по проекту. Если требования не были правильно собраны и проанализированы на этапе планирования решения, это может привести к тому, что конечный продукт не удовлетворит потребностей пользователей. Поэтому главное здесь — сразу же понять, для каких целей компании нужна автоматизированная система. 
2. Не сопоставление процессов автоматизации предприятия с перспективами его развития. В идеале — иметь план цифровизации (цифровой трансформации), основанный на стратегии развития самого предприятия с конкретизированными этапами — что и когда будет изменяться. Автоматизировать только те процессы, которые не будут изменены или отменены в ближайшем будущем. 
3. Отсутствие адекватного обучения сотрудников работе в системе. Без должного обучения пользователи могут столкнуться с трудностями при работе с новыми инструментами и проектами. Это, в свою очередь, может оказывать негативное влияние на производительность труда и работу программного продукта. Или даже вызвать недовольство среди сотрудников и внутренний саботаж.
4. Некорректная техническая интеграция со сторонними сервисами. Интеграция программного обеспечения с существующими системами может стать настоящей проблемой, если не будут учтены нюансы новой или существующей IT-системы и других процессов в компании.
5. Недостаточное тестирование и обеспечение качества проекта. Ошибки, выявленные уже на стадии эксплуатации, могут привести к значительным сбоям и потере доверия к новому программному продукту со стороны пользователей. Поэтому нельзя пропускать этап проверки качества продукта.
6. Нереалистичные сроки и бюджет для проекта. Часто проекты по внедрению программных продуктов страдают от некорректной оценки сроков, условий и стоимости. Это в итоге приводит к переносу релиза системы. Чтобы этого не произошло перед тем, как внедрять новые решения в компании, иногда следует провести предпроектное исследование. После такого шага можно будет запустить процесс внедрения программного продукта в IT-инфраструктуру компании.

Компании могут значительно повысить шансы на успешное внедрение программного продукта и получить ожидаемый результат, если учтут вероятность возникновения таких рисков и пройдут по всем этапам, которые мы указали ранее.

Заключение

Внедрение программного продукта — это важный процесс, требующий комплексного подхода и внимательного планирования. Успех этого процесса зависит от множества факторов: от тщательной оценки потребностей пользователей до качественного тестирования, а также грамотной технической поддержки ПО после запуска. 

Использование современных технологий, таких как облачные решения и Agile-методы, может существенно упростить процесс и повысить эффективность подобного решения. Тем не менее важно помнить о возможных рисках и ошибках, которые могут возникнуть на каждом этапе. 

Следуя рекомендациям и уделяя внимание ключевым деталям, компании могут успешно реализовать внедрение программного продукта. Если у вас остались вопросы, звоните по телефону 8-800-200-99-24, или пишите на [email protected] и в telegram.