Виды отчетов в 1С

Процесс подготовки отчетов превращается в пытку без современных и функциональных инструментов автоматизации. Для упрощения процесса консолидации информации и обработки отчетной документации можно использовать специальное ПО, например, 1С-решения. В статье рассмотрим, какие есть отчеты в 1С, частые вопросы по их составлению и настройке. 

Что такое отчет в 1С

Экосистема цифровых продуктов 1С — это комплексное программное решение, построенное по типу ERP-систем, предназначенное для автоматизации бухгалтерских, управленческих, налоговых процессов, информационно-технологического обеспечения хозяйствующих субъектов из разных сфер деятельности.  

В большинстве конфигураций и вариантов лицензий 1С пользователи получают доступ к бесплатным справочникам и модулям создания различных видов отчетов по заданным параметрам и за определенный временной период. Это является серьезным преимуществом платформы и критическим условием прибыльной работы современных компаний, вне зависимости от того, занимаются они производством широкой номенклатуры товаров, оптовой и розничной торговлей, ведут масштабные IT-проекты или просто занимаются доставкой заказов, предоставляя курьерские услуги населению. 

Отчеты в 1С – это объекты метаданных, позволяющие формировать удобное для пользователя визуальное и структурированное представление информации о работе компании, предназначенное для внутреннего использования или подачи в контролирующие органы. Они необходимы для осуществления аналитической и управленческой деятельности руководителя, ведения учета бухгалтерией предприятия. Также с помощью отчетов можно отслеживать оперативный контур, например, посмотреть остатки товаров на складе или наличие места на адресных складах.

Применение возможностей и функциональности модуля отчетов 1С позволяет успешно решать следующие задачи:

1. Анализ финансовых показателей. Отчеты о прибылях и убытках, поступивших оплатах, движении денежных средств по статьям расходов и другие виды отчетной документации в 1С отражают полную и объективную картину текущего финансового состояния фирмы. 
2. Оценка эффективности работы. На основании отчетов о продажах, производительности труда, доходах и расходах, руководитель определяет, насколько эффективно работает бизнес, выявляет возможные узкие места и ошибки в планировании, резервы и направления для оптимизации. 
3. Контроль складских запасов. Отчеты об остатках товаров, сырья и материалов на складах необходимы для планирования закупок, внедрения технологий автоматизации и оптимизации логистических процессов. 
4. Зарплата и кадры (зарплата и управление персоналом). Отчеты по заработной плате, больничным листам, отпускам, имеющихся вакансиях, рабочему времени помогает в управлении кадрами компании, планировании процесса обучения персонала (внутреннее или с направлением на курсы повышения квалификации), позволяет найти слабые места в штатном расписании для общего повышения производительности труда на предприятии. 
5. Анализ рынка и конкурентов. Отчетная информация о ценах, продажах, результатах маркетинговой деятельности, рекламных и промо-акций,  последних трендах и новостях рынка, становятся источником ценных сведений для планирования, прогнозирования, разработки и актуализации стратегии развития компании. 
6. Подготовка отчетности для внешних потребителей. Система дает возможность формировать отчеты для контрольных и надзорных органов, кредиторов и инвесторов с соблюдением жестких правил информационной безопасности и конфиденциальности. 

Чтобы сделать информацию более наглядной, в отчеты можно добавить графики, диаграммы, таблицы. 

Какие бывают отчеты в 1С

Система 1С позволяет формировать огромное количество выходных отчетных документов. Их число и состав определяется назначением, конфигурацией и версией программы. Например, в 1С:СЭД представлено более 300 видов отчетов по разным направлениям деятельности и разрезам аналитики. При необходимости базовый список можно расширить и добавить в него собственные формы.  

Основные свойства отчетов всех видов в 1С:

• наличие электронной экранной формы;
• один отчет может иметь несколько печатных форм;
• алгоритмы создания отчетов реализованы на встроенном языке 1С;
• позиции в отчетной документации активны и позволяют детализировать выбранный объект;
• быстрый поиск нужного отчета и вывод на экран нужной пользователю информации;
• совместимость со стандартными текстовыми редакторами. С их помощью можно в 1С создавать структуру отчета с нуля или корректировать существующую.

Все разнообразие отчетных документов, представленных в программных продуктах 1С, условно можно разделить на несколько больших групп: стандартные, универсальные, специализированные, регламентированные отчеты. 

Стандартные отчеты 1С и их применение

Стандартные отчеты 1С предназначены для оперативного получения информации об оборотах и складских остатках, проводки, аналитике в разных разрезах бухгалтерского и налогового учета. Данные могут быть синтетическими или аналитическими с детализацией по субконто. Разница между ними в уровне детализации данных: синтетические данные дают общую картину, аналитические — детализируют её до уровня конкретных объектов учета (субконто).

Цифровизация бизнеса: этапы, условия, типичные ошибки

Читать подробнее

Стандартные отчеты преимущественно рассчитаны на внутреннее использование на средних и крупных предприятиях. При ведении учета бизнес руководствуется Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (ФЗ-402). При этом с одной стороны, ФЗ устанавливает, что хозяйствующие субъекты обязаны вести регистры бухгалтерского учета, с другой стороны, не определяет состав этих регистров. В связи с этим предприятия могут самостоятельно решать, какие стандартные отчеты они будут применять в качестве бухгалтерских регистров. 

В 1С:Бухгалтерия представлены следующие стандартные отчеты:

• Оборотно-сальдовые ведомости.
• Обороты счета.
• Карточка счета.
• Анализ учета.
• Карточка и анализ субконто.
• Отчет по проводкам по закрытию месяца/квартала.
• Сводные проводки.
• Шахматная ведомость.
• Главная книга. 

Стандартный отчет в 1С:Бухгалтерия можно сформировать за определенный временной промежуток и по конкретной организации. Для этого из журнала проводок система отбирает те, которые относятся к выбранной организации и к определенному периоду времени. 

Важный момент! При работе со стандартными отчетами большая часть операций, необходимых для их формирования, является унифицированной. Ее обновление необходимо только после того, как вносятся те или иные изменения в действующее законодательство.

Универсальные отчеты 1С

Универсальные отчеты используются для нестандартных аналитических задач, где требуется гибкость. С их помощью можно получать данные из различных источников (бухгалтерские регистры, документы, справочники) с произвольной настройкой. 

Универсальные отчеты позволяют:

• Выбирать поля для отображения.
• Настраивать группировки, сортировки, формулы.
• Применять сложные фильтры.
• Анализировать данные из разных регистров и таблиц.

Такие отчеты обращаются к любым данным системы: регистры накопления, сведений, бухгалтерии, документы, справочники. При этом есть особенность при использовании: необходимо понимание метаданных (какие таблицы и поля использовать) и навыки работы с конструктором отчетов. Универсальные отчеты используют для анализа продаж по регионам и менеджерам с детализацией по номенклатуре, сравнения динамики доходов за несколько лет. Они позволяют сохранять шаблоны для повторного использования, что удобно для регулярной нестандартной аналитики. Таким образом, универсальные отчеты подходят для глубокого анализа и нестандартных запросов.

Специализированные отчеты 1С и их применение

Применяются в особых случаях с целью решения узких задач и отличаются тем, что в них отсутствуют гибкие настройки. Для их создания обычно используется определенная конфигурация программы, ориентированная на нужды компании. Специализированные отчеты ориентированы на тот или иной раздел бухгалтерского учета и позволяют формировать некоторые специфические информационные выборки, наборы и способы компоновки данных.  

Типовая конфигурация ПО 1С.Бухгалтерия позволяет создавать такие отчеты, как:

• Реестры: документов, сопроводительные.
• Книги: кассовая, инвентарная и другая.
• Отчеты: товарный, по НМА, по ОС и другое.
• Ведомость по расходам УСН с НДС и без НДС.
• Акты сверки.
• Инвентаризация расчетов с контрагентами и прочее. 

Важный момент! Общие принципы настройки и работы со специализированными отчетами 1С.Бухгалтерия практически идентичны тем, которые применяются в настройке и работе любых других типов отчетной документации.

Регламентированные отчеты 1С и их применение

Регламентированная отчетность 1С — комплекс отчетных форм, порядок формирования, сроки предоставления которых установлен соответствующими нормативно-правовыми документами. Отчеты этого типа подаются в ФНС и другие контролирующие фонды и ведомства через специализированные онлайн-сервисы и сайты.  

К регламентированным отчетным документам в 1С.Бухгалтерия относятся:

• Различные виды отчетов и формы бухгалтерской документации.
• Формы статистики.
• Налоговые декларации и иные документа, на основании которых исчисляются и уплачиваются налоги и сборы.
• Отчетность во внебюджетные формы.
• Декларации о производстве и обороте алкогольной продукции.
• Различные справки. 

Чтобы упростить процесс создания и сдачи документов, в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 используется отдельный сервис 1С:Отчетность. Он представляет собой единое рабочее пространство, в котором реализована вся необходимая для работы с отчетной документацией функциональность: от создания стандартных, специальных, дополнительных отчетов к ним до сдачи электронной документации в контролирующие органы через Интернет. 

Настройка отчетов в 1С

Большинство отчетов 1С имеет собственную форму настройки, которую можно просматривать в стандартном или расширенном варианте. Для ее открытия  на верхней панели экранной формы программы есть кнопка «Показать настройки»:

1. Стандартный вариант настройки включает в себя модули представления, правила группировки строк и колонок, варианты отбора.
2. С помощью расширенной формы пользователь может задавать общие параметры представления указать формат группировки, выбирать способы и варианты отбора информации, вводить новые поля и изменения, сортировать данные по определенным параметрам, настраивать оформление. 

Обратите внимание! Результатом неправильной или некорректной настройки становится вывод пустой итоговой формы или формы с большим количеством ненужной/нерелевантной информации.

Как выбрать данные для построения отчета

Данные, доступные для вывода в отчете 1С, находятся в таблице показателей. В ней перечислены все возможные сведения, которые могут отображаться в том или ином отчете. Чтобы включить информацию для показа, в итоговой форме необходимый показатель отмечают флагом. 

Например, в ведомости по товарам на складах в программе, могут отображаться следующие данные:

• Приход/расход.
• Начальный/конечный остаток.
• Оборот и т.д.

Данные для отчета по продажам будут иными:

• Количество.
• Сумма продаж.
• Сумма продаж без скидки и т.д. 

Детализация данных

Для указания способа детализации данных в 1С применяются следующие инструменты:

1. Группировка строк и колонок. Алгоритмы группировки можно задать в отношении любого реквизита отчета, который необходимо проанализировать подробнее. Группировка строк от группировки колонок отличается направлением детализации: направо или вниз, соответственно. 
2. Вывод общих итогов. Инструмент задействуется, если нужно посмотреть данные отчета без какой-либо детализации. 
3. Вывод детальных записей. 

Обратите внимание! Чтобы получить максимально детализированный отчет в 1С, необходимо сделать соответствующий выбор в параметрах группировки. Кроме того, важно правильно задать порядок группировки. Например, сначала указывается общая информация по предприятию с контактами, адресом и телефоном, затем по отделам и подразделениям, а далее по сотрудникам. 

Отображение группировки возможно следующими способами:

• Иерархия записей без детализации.
• Иерархическое построение информации.
• Вывод данных по элементам. 

Ограничение данных, которые выводятся в отчете

Для эффективной работы с информационными базами (ИБ) в решениях на базе 1С:Предприятие следует знать, как задать изменения настроек, чтобы ограничить информацию в отчете. Мы говорим про ограничение с точки зрения настроек отчетов на видимость определенной информации у пользователей, а не полного ограничения доступа к отчету. Для решения этой задачи используются:

1. Настройки периода: временной интервал, к которому относится собранная и проанализированная информация: сутки, неделя, месяц, квартал, год. 
2. Настройки отбора: позволяют задавать любые другие актуальные ограничения. Функционал стандартных отборов доступен на кнопке «Быстрые отборы», добавление индивидуального параметра отбора возможно через форму настройки. 

Общие рекомендации по работе с отчетами в системе 1С

Планируя политику ведения электронного документооборота в целом и работы с отчетами в 1С, в частности, необходимо учитывать, что лишь часть из них можно настроить самостоятельно. Для добавления многих отчетных форм потребуются доработки, техническое сопровождение и поддержка опытных интеграторов и программистов. В остальном же алгоритм действий для получения структурированной и систематизированной информации из базы данных 1С будет одинаков:

• Для эффективной настройки окна отчетной формы нужно четко представлять, каким должен быть конечный результат. В идеале, макет будущего отчета должен существовать в печатном виде или отдельном электронном файле, чтобы его можно было сохранить, увидеть и показать. 
• В программе выберите отчет, по которому нужно получить информацию.
• Заполните и задайте основные параметры: показатели для сортировки (какие данные нужно получить из отчета), период (отчет будет формироваться за конкретный временной интервал), разрез аналитики (группировки строк и колонок), ограничения по выводимой информации (параметры отбора).

В системе 1С есть возможность включить такую полезную опцию, как рассылка отчетов в автоматическом режиме без  дополнительных запросов. Если руководитель предприятия хочет ежедневно в конце рабочего дня получать отчет по определенным параметрам: количеству проданных за день товаров и услуг, новых клиентов, заключенных договоров, совершенных звонков, — то это становится возможным благодаря соответствующим настройкам.

Технология корпоративного внедрения 1С

Читать подробнее

В дальнейшем сформированную документацию можно использовать, чтобы провести анализ работы фирмы, для составления планов и прогнозов принятия важных решений в рамках управления холдингом или небольшой фирмой. Ее можно отправить начальникам отделов для ознакомления, а рядовым специалистам для составления персональных предложений для важных и значимых партнеров. 

Если надо внедрить 1С или подобрать подходящую конфигурацию системы, обращайтесь по телефону 8-800-200-99-24, пишите на request@simbirsoft.com или в Telegram. Разберемся в задаче, предложим оптимальное решение.