Создание ТЗ для интеграции 1С: ERP. Инструкция по составлению и пример
От подхода к внедрению ERP-системы (enterprise resource planning, планирование ресурсов предприятия) зависит успех её интеграции в ИТ-инфраструктуру компании. Это сложный и многогранный процесс, который требует тщательной подготовки и чёткого планирования, что означает необходимость этапа разработки технического задания (ТЗ). Этот документ служит основой для понимания всех аспектов проекта, начиная с целей и задач внедрения, заканчивая техническими требованиями и критериями приёмки.
Однако составление ТЗ для ERP-системы — задача более глобальная, чем для учетных систем. Это связано с масштабностью ERP, их способностью охватывать все ключевые процессы предприятия и необходимостью учитывать не только текущие, но и будущие бизнес-потребности. В статье мы разберём, что такое техническое задание, зачем оно нужно, как его правильно составить и почему внедрение ERP требует особого подхода.
Почему ERP сложнее внедрить, чем учётную систему?
Внедрение комплексных систем, таких как ERP, зачастую сталкивается с большими трудностями по сравнению с другими решениями (CRM, WMS, HRM и другие). Почему же 1С:ERP, несмотря на огромный потенциал, так сложно интегрировать? Рассмотрим три основные проблемы:
- При внедрении ERP сложно определить оптимальную функциональность. 1С:ERP — это управленческая система, которая охватывает широкий спектр оперативной деятельности предприятия, включая прогнозирование и планирование, взаимодействие сотрудников и служб. Таким образом, деятельность людей реализуют с помощью 1С:ERP.
- Система встраивается в переменчивую среду. 1С:ERP, в отличие от систем учёта, фиксируют не только прошлые, но и прогнозирует будущие события (затраты на основе прошлых, продажи и так далее). Это создает значительные сложности, так как будущее по своей природе неопределенно. Каждое изменение в начальном событии требует переработки всего последующего сценария. Система управления должна быть способна к быстрой перенастройке в режиме реального времени, чтобы учитывать изменения и корректировки.
- Недостаточная подготовленность пользователей. Для многих сотрудников переход на новую систему управления связан с увеличением объема обязанностей и необходимостью адаптации к новым процессам. В отличие от регламентированных учётных систем, которые чётко следуют стандартам и инструкциям, 1С:ERP требует активного участия человека в оперативном вводе данных и поддержании актуальности информации.
Сложность этого процесса полностью оправдана теми преимуществами, которые приносит автоматизация. Во-первых, снижаются операционные издержки, поскольку многие повторяющиеся задачи автоматизируются. Во-вторых, минимизируется риск человеческих ошибок, что повышает точность и надёжность данных. К тому же, автоматизация способствует улучшению управляемости бизнеса и повышению эффективности работы сотрудников.
Чтобы достигнуть всех этих плюсов, необходимо полное вовлечение как компании-интегратора, закзачика и (иногда) вендора. Это особенно важно на этапе создания технического задания, где закладывается основа успешной интеграции.
Роль технического задания в процессе интеграции 1С:ERP
Техническое задание (ТЗ) на реализацию проекта на базе решения 1С:ERP — это основной документ, который детализирует все аспекты внедрения автоматизированной системы управления в организацию. Он должен содержать полное описание функциональности, архитектурных решений, условий развертывания, а также требования к техническим характеристикам, безопасности и защите информации.
На практике, в качестве основы для ТЗ могут использоваться отчёты об обследовании, проводимые после анализа текущих бизнес-процессов, а также задания на разработку для конкретных задач. Такие отчёты обычно оформляются в соответствии с внутренними стандартами компании и включают в себя информацию о текущем состоянии систем, анализе требований и рекомендации по интеграции.
Можно выделить несколько подходов.
- Классический. Проектная группа разрабатывает детальное ТЗ, и в дальнейшем интеграция происходит в соответствии с этим документом по утвержденному календарному плану работы.
- «Частичное» внедрение. Формируется перечень ключевых направлений и модулей, которые имеют наибольшую значимость для бизнеса. На базе этого перечня создается план внедрения, который служит отправной точкой для начала реализации проекта. Также готовится техническое задание, но в отличие от сценария с масштабным ТЗ, оно может быть разделено на отдельные части. Такой подход позволяет гибко реагировать на изменения и оптимизировать процесс выполнения проекта.
- Agile-подход. Иногда интеграторы понимают, что требуется гибкий подход к интеграции системы, чтобы безболезненно реагировать на изменения в ходе процесса разработки. Этот подход также имеет право на существование, особенно если бизнес стандартный, типичный, и у интегратора есть опыт сотрудничества с подобными компаниями. Agile также оправдан для небольших и средних предприятий.
Для крупного бизнеса с развитой организационно-правовой структурой, множеством филиалов, представительств и отделений без разработки ТЗ не обойтись. Независимо от подхода, заказчику придётся составлять некий документ, который будет служить ориентиром для подрядчика.
Процесс создания технического задания на внедрение 1С:ERP
Документ структурируется в виде нескольких версий и включает в себя обязательное оглавление для удобства навигации. В состав ТЗ входит детальное описание бизнес-процессов, которое может сопровождаться схемами, выполненными в различных нотациях, таких как IDEF0, BPMN, EPC или других.
Важной частью ТЗ являются требования к интерфейсу системы, которые должны учитывать удобство использования и функциональность. Для разработчиков предусматриваются отдельные блоки с уточнением типов данных, используемых документов и справочников, что позволяет четко определить технические аспекты реализации.
Важный пункт — правила сдачи и приёмки разработанных блоков. В документе указываются способы и примеры, с помощью которых будет проверяться корректность работы системы, что обеспечивает прозрачность и объективность оценки результатов.
Предварительный этап разработки ТЗ
Составление технического задания заказчиком начинается ещё на стадии поиска и выбора подрядчика. На этом этапе необходимо составить описание бизнеса, целей, задач и критериев проекта.
В это описание мы рекомендуем включить следующие разделы:
- Актуальная информация о компании. Каждому подрядчику важно понимать, портрет клиента, в чем заключаются особенности компании, сколько лет она присутствует на рынке и знать своих конкурентов.
- Деятельность. Если деятельность связана с продажами, уточняется, какого они типа: оптовые или розничные, осуществляются через собственные магазины или маркетплейсы. Если компания занимается производством, важно указать, продукция выпускается «под заказ» или серийно. Описание должно быть максимально подробным.
- Организационная структура. Включает структуру юридических лиц с указанием их функций (производство, продажи и т.д.), а также департаменты, отделы компании, должности и данные руководителей.
- Предпосылки и цели проекта. В разделе необходимо раскрыть причины, по которым возникла потребность во внедрении 1С-ERP именно сейчас. Наиболее частые причины: расширение бизнеса требует внедрения более мощной и гибкой системы, а включение новых активов (подразделений, филиалов) — их интеграции в существующую ИТ-систему. Поводом для обновления система может также служить моральное и техническое устаревание работающих систем или низкая эффективность существующей ИТ-системы.
- Заинтересованные в проекте лица. Включает ответственных за выделение бюджета и представителей рабочей группы с указанием их должностей, ролей и ожиданий.
- Границы проекта и фазы определяют, что входит в проект, а что нет. Указываются производственные площадки и офисы, которые будут автоматизированы, а также контуры учета (оперативный, управленческий, бухгалтерский, кадровый и т.д.). Если объем проекта значительный, его можно разделить на фазы. Например, в первой фазе автоматизируется производство №1, во второй – №2, а на третьей – торговые точки.
- Сроки проекта и этапы. Указывается планируемая дата начала и завершения проекта, а также сроки старта и завершения каждой фазы. Важно учитывать критические события, такие как недоступность текущей системы или начало высокого сезона. Сроки должны быть реалистичными.
- Критерии приёмки проекта определяют, что считается успешным завершением интеграции. Например, все магазины сети работают на новой версии, обмен данными между магазинами и центральной базой происходит без ошибок, а в центральной базе строятся необходимые отчёты. Эти критерии могут быть уточнены в процессе работы с подрядчиком.
- Требования к подрядчику. Формулируются ключевые критерии выбора подрядчика: релевантный опыт, прозрачность взаимодействия, приемлемая технология управления проектом, экспертиза в отрасли и т.д. Важно сосредоточиться на наиболее значимых критериях.
- Оборудование. Если в рамках проекта требуется подключение оборудования, это необходимо указать. Особенно актуально при автоматизации розничной торговли и складской логистики.
- Интеграции. Описание необходимых интеграций внедряемой 1С с другими системами. Например, интеграция с сайтом на Bitrix для передачи карточек товаров, каталога, остатков и цен, а также для получения заказов с сайта.
- Печатные формы и отчёты. Рекомендуется указать только специфические формы документов или сложные отчёты, которые не могут быть заменены стандартными решениями 1С. Если такие формы существуют, их необходимо перечислить и приложить образцы.
Этот документ можно направлять разным подрядчикам, чтобы определиться с тем, кто подходит по всем критериям. Этот же документ станет частью готового технического задания.
Разработка технического задания на доработку и внедрение 1С:ERP
После того как компания определилась с выбором подрядчика, начинается этап детальной разработки ТЗ. Но это в случае отсутствия у компании-заказчика ТЗ, достаточного для оценки всего проекта. В этом случае подрядчик проводит обследование и проектирование будущего проекта. Для этого необходимо создать рабочую группу.
Со стороны заказчика в рабочую группу включаются:
- Руководитель группы — сотрудник, отвечающий за ИТ-направление в компании или другой специалист с необходимым уровнем компетенций.
- Руководители подразделений — начальники отделов, филиалов или служб, которых коснется внедрение новой системы.
- Ключевые пользователи — сотрудники, непосредственно взаимодействующие с системой в повседневной работе.
- Специалисты по реализации задач проекта — лица, ответственные за подключение и взаимодействие новой системы с существующими процессами и технологиями.
Со стороны подрядчика в группу входят:
- Руководитель проекта – координатор, управляющий процессом внедрения со стороны подрядчика.
- Функциональный и технический архитекторы — эксперты, разрабатывающие структуру и технические решения для системы.
- Аналитики 1С — специалисты, которые анализируют требования заказчика и адаптируют систему под его нужды.
Такой состав рабочей группы позволяет обеспечить качественную проработку ТЗ, учитывающую все аспекты будущего внедрения. Итоговый документ охватывает как производственную, так и финансовую составляющие бизнеса.
Пример содержания технического задания на внедрение 1С:ERP
Давайте возьмем, к примеру, ТЗ для производственной компании. В этом случае документ должен включать следующие ключевые процессы:
- Учёт материалов и готовой продукции: система должна обеспечивать точное отслеживание сырья и продукции на всех этапах производства.
- Организация виртуальной складской структуры: создание гибкой системы управления запасами, отражающей реальную логистику склада.
- Учёт единиц измерения: фиксация характеристик продукции, материалов, а также рабочего времени сотрудников.
- Учёт оборудования: контроль за состоянием и использованием основных средств.
- Учёт поставщиков и потребителей: отслеживание сроков поставок и выполнения заказов.
- Технологические карты: детальное описание производственных процессов с расчётом стоимости сырья, амортизации оборудования, энергозатрат и оплаты труда персонала. Это позволит сотрудникам вводить только исходные данные, а системе — автоматически рассчитывать себестоимость.
- Планирование: автоматический расчёт необходимого объёма материалов для бесперебойного производства на основе данных о расходе ресурсов (ежемесячных, квартальных, годовых).
Финансовый блок такого технического задания на внедрение 1C:ERP охватывает ряд важных аспектов, обеспечивающих корректный учёт и управление ресурсами. В него входят:
- Формирование перечня объектов учёта: определение источников доходов и затрат, требующих отражения в системе.
- Разработка учётных регистров и аналитических счетов: создание структуры для детализированного учёта финансовых операций.
- Проводки, консолидация и распределение финансовых средств: настройка механизмов отражения операций, объединения данных и их корректного распределения по статьям.
- Формирование балансов по счетам: обеспечение точного отображения финансового состояния компании.
- Создание базы шаблонов и форм документов: разработка стандартизированных форм для упрощения документооборота.
Отдельное внимание в техническом задании уделяется настройке прав доступа.
Однако, как показывает практика, этот этап часто требует внесения корректировок. Особенно тщательной проработки и распределения ролей в системе с определением зон ответственности, чтобы в будущем избежать конфликтов и обеспечить эффективное управление доступом.
Заключение
Правильно разработанное техническое задание не только упрощает процесс внедрения, но и становится залогом успешной адаптации ERP-системы, которая в дальнейшем станет надёжной основой для роста и развития компании.
Если у вас есть необходимость внедрить 1С, обращайтесь по телефону 8-800-200-99-24, на [email protected] или в telegram. Разберёмся в задачах, предложим оптимальное решение.
