Системы автоматизации для управления процессами компании: виды, преимущества, особенности внедрения

Грамотная разработка IT-продукта или внедрение автоматизированных систем для управления ключевыми бизнес-процессами компании позволяет:

• сэкономить финансовые ресурсы и время

• повысить эффективность работы

• минимизировать присущие человеку ошибки

• своевременно принимать управленческие решения для внештатных ситуаций.

Всё это обеспечивает преимущества компании за счёт автоматически собираемых и обрабатываемых данных . Сейчас руководители бизнеса на основе технологий автоматизации процессов оптимизируют производство и налаживают процессы, в том числе на складах. 

Что такое автоматизация процессов

Автоматизация — комплекс мероприятий по внедрению в корпоративные информационные системы специализированного ПО и оборудования. Автоматизация способствует снижению трудоёмкости, увеличению продуктивности и рентабельности, оптимизации трудозатрат, а ещё сокращению сроков на реализацию типовых и специфических бизнес-процессов. 

Цифровизация бизнеса: этапы, условия, типичные ошибки

Автоматизация процессов решает задачи повышения производительности компании. Также этому способствует разработка IT-продуктов на базе инструментов цифровизации: искусственный интеллект, машинное обучение, робототехника и другое. Инструменты разработаны для помощи бизнесу в принятии решений с использованием полностью оцифрованных данных. В основе подходов лежит принцип передачи части операционных функций электронным вычислительным машинам и технологическим системам АСУ. Применение автоматизированного ПО позволяет:

• Снизить долю ручного рутинного труда. Например, исключить многократный ввод одних и тех же данных, минимизировать ошибки в работе, связанные с человеческим фактором, и тем самым высвободить имеющиеся в распоряжении ресурсы для решения более важных задач.

• Контролировать и повышать качество товаров и предоставлять услуги. Например, перейти на более высокий уровень автоматизации, благодаря выработке чётких регламентов и стандартов. С использованием инструментов цифровизации для управления процессами можно вести объективный контроль качества продукции на любых стадиях производства, обеспечивать производственную безопасность, управлять подразделениями отдела технического контроля (далее — ОТК) в различных сферах. 

• Сократить статьи расходов. Например, избежать чрезмерных затрат на содержание штата сотрудников, аренду офисных помещений, управление подразделениями и филиалами, ведение финансового учёта, систематизацию и хранение данных. 

• Выявить «узкие» места в процессах и внести изменения, направленные на улучшение показателей с помощью автоматизированных систем обработки данных, спрогнозировать и предотвратить негативные последствия, оперативно отреагировать на перемены.

• Эффективно автоматизировать решение задач по внедрению и пересмотру схем воронок продаж с помощью обработки данных каждого рекламного канала. На основе предоставленной информации создавать прямые предложения.  

• Запускать сайты и сервисы обслуживания и поддержки клиентов, формировать базы знаний, глоссарии с готовыми ответами на частые вопросы, налаживать общие системы помощи при условиях физического отсутствия операторов.

Количество решаемых задач может быть значительно больше. В каждом конкретном случае их количество зависит от вида автоматизированной системы, структурной организации компании, особенностей налаженных бизнес-процессов.

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать

С помощью АСУ (автоматизированных систем управления) можно провести автоматизацию следующих направлений деятельности:

• Управление политикой маркетинга, продажами и клиентскими сервисами, централизованный сбор и сохранение во внутренних информационных системах истории контактов и личных данных клиентов, автоматическая обработка заявок, рассылка писем и оповещений по SMS, e-mail, через мессенджеры и социальные сети.

• Финансовые операции, налоговый и бухгалтерский учет, работа по взаимным расчётам с поставщиками, заказчиками, покупателями товаров и потребителями услуг.

• Автоприём платежей и внесение оплаты, управление счетами, отслеживание статей расходов и доходов, движения денежных средств.

• Автоматическое формирование внутренних и регламентированных отчётов по финансам компании.

• Управление процессами эксплуатации, ремонта и техобслуживания транспорта, техники, промышленного оборудования, технологических производственных линий, обеспечить промежуточный и выходной контроль, учёт готовой продукции, складских остатков и запасов материально-технических ценностей, потребностей в материалах и сырье, инвентаризация.

• Учёт персонала и рабочего времени, расчёт зарплаты и прочих выплат, оформление кадровой документации о приёме на работу, увольнении, переводе на другие должности и между подразделениями, решение задач организации контрольно-пропускных режимов.

• Получение информации для сквозной аналитики ключевых показателей деятельности, каналов рекламы, планирование продаж и анализ фактически завершённых и сорванных сделок для принятия необходимых решений и корректировки, возможности определить пути дальнейшего развития. 

Важно понимать, что перечисленные процессы — далеко не все, которые можно автоматизировать. Их список более широкий и включает в себя любую деятельность, которую можно считать рутинной.

Разработка приложения для учета и маркировки леса

Обратите внимание! Некоторую деятельность нельзя автоматизировать с помощью АСУ. Например, за пределами возможностей автоматизированных систем находятся креативные процессы и эмоциональная составляющая во взаимодействии с клиентами. Не существует ПО, способного автоматизировать работу с преобразуемой в цифровой вид и не поддающейся автоматической обработке системами информацией. Также нельзя задействовать программные алгоритмы автоматизированных систем управления при реализации особо сложных процессов или возникновении плохо прогнозируемых событий и неподвластных контролю форс-мажорных обстоятельств.   

Виды систем автоматизации

Основные типы популярных в России и мире систем автоматизации для бизнеса приведены в таблице ниже.

* примеры не ограничиваются приведенными продуктами.

Разные типы автоматизированных систем управления могут быть объединены в группы. В этом случае можно получить комплексные многозадачные инфосистемы с распределенными базами данных и единым центром принятия решений.

Этапы внедрения систем автоматизации

Процесс внедрения систем автоматизации управления включает следующие последовательные этапы:

1. Анализ бизнес-процессов в компании. Сюда входит также определение направлений, которые возможно автоматизировать. Согласование с заказчиком требований к системе автоматизации и используемым для её создания программам.

2. Проектирование системы автоматизации управления с учетом результатов анализа процессов. Утверждение проекта автоматизации, ПО, оборудования, перечня работ.  

3. Разработка решений для систем с «нуля» либо выбор готовых продуктов, доработка типовых конфигураций и технологических платформ, интеграция средств автоматизации процессов с инструментами существующих систем.

4. Тестирование системы, проверка работоспособности, отслеживание и корректировка возможных ошибок при реализации тех или иных бизнес-процессов, которые требуется автоматизировать.

5. Развертывание, внедрение системы автоматизации, интеграция в налаженные процессы управления и операционной деятельности компании, подключение и настройка оборудования.

На протяжении эксплуатации систем автоматизации обеспечивается техническая поддержка. Это комплекс мероприятий, который включает работы по обслуживанию системы автоматизации, периодическому обновлению программного обеспечения по мере выхода новых версий и актуализации законодательства, перенос данных информационных баз с одной платформы на другую.       

Рекомендации по выбору систем автоматизации

При выборе автоматизированных систем рекомендуется учитывать следующие критерии:

• Репутация поставщика. Желательно отдавать предпочтение компаниям поставщиков и интеграторов систем автоматизации процессов, которые не первый год присутствуют на рынке, имеют широкую клиентскую базу, рекомендации и отзывы. Это частично гарантирует, что при внедрении систем специалисты будут использовать актуальные технологические решения, а фирма продолжит выполнять свои обязательства, сопровождать эксплуатацию продукта и обновлять программное обеспечение. 

• Удобство для пользователей. При работе в новой системе автоматизации возникают сложности из-за незнакомого интерфейса и функций. В начале процесса эксплуатации сотрудникам легче освоить систему автоматизации с привычным интерфейсом и закрепить навыки по её использованию и управлению. Это позволяет компаниям оптимизировать статьи расходов и тратить меньше времени на обучение персонала, не допускать периоды длительного простоя, снизить вероятность операционных ошибок из-за неверных действий недостаточно обученных работников.

• Масштабируемость системы автоматизации. Лучше, если средства автоматизации и управления обладают гибкостью и возможностями для масштабирования. Для успешного бизнеса свойственны развитие и рост. В перспективе предприятие может расширить деятельность, установить более современное оборудование, открыть новые производства и технологические линии, складские подразделения. Поэтому для лучшего управления в будущем, их также рано или поздно потребуется автоматизировать. Масштабируемые системы автоматизации позволяют снизить расходы на внедрение автоматизированного ПО с нуля. Часто нужно модернизировать АСУ и интегрировать дополнительные элементы в уже существующую систему управления. Однако учитывайте, что это не всегда простая задача. 

• Доступность внедрения. Для построения автоматизированных систем управления процессами используются собственные прикладные решения, специально разработанные подрядчиком, либо типовые технологические конфигурации сторонних разработчиков. На создание заказного ПО нужны большие бюджеты и много времени, что актуально для корпораций и холдингов. Подобное ПО в полной мере соответствует индивидуальным требованиям к автоматизации и позволяет автоматизировать не только типовые, но и реализуемые по сложным схемам процессы. Готовые массовые продукты для построения систем управления от известных отечественных и зарубежных брендов дешевле, их проще и быстрее интегрировать за счет тщательно отлаженных механизмов. Крупными разработчиками предусмотрены обновления по мере совершенствования программных алгоритмов и актуализации законодательства, но есть некоторые ограничения по адаптации. Надо учитывать, что вендоры не всегда могут оперативно обновить системы, а в это время компании-пользователи могут испытывать неудобства.

Перечисленные выше составляющие помогут сделать выбор с учетом задач, которые возложены на систему. Также важно корректно сформулировать цели и соответствующие им технические требования. 

Хотите внедрить системы автоматизации? Оставьте свою заявку по телефону 8-800-200-99-24, по [email protected] или в telegram, и мы подберём подходящий вариант под ваши задачи.