RPA или Программные роботы: внедрение, возможности для бизнеса, рекомендации

В 2024 году средние затраты организаций на RPA достигли 500 тысяч долларов, а значит, компании всего мира взяли курс на роботизированную автоматизацию. Судя по всему, в ближайшем будущем инвестиции в эту сферу увеличатся. Недаром рынок роботизации занимает существенную роль в мировой экономике, а руководители отмечают повышение конкурентоспособности после внедрения инструмента. 

В России RPA позволяет автоматизировать множество процессов почти в любых областях: здравоохранение, государственные структуры, банковское дело, IT, страхование, туризм, розница, финансы, телекоммуникации, производство, образование и другие. Представители крупного и среднего бизнесов отмечают окупаемость вложенных ресурсов в сроки от двух–трёх месяцев до года.

Итак, эффективность уже подтверждена цифрами. В статье подробнее разберемся в теме: какую часть человеческой работы выполняют цифровые помощники, что делает RPA–технологии уникальными и отличаются ли они от ИИ? Разберёмся, что представляет собой роботизация, какие реальные задачи она решает и какую работу оптимизирует.

Суть и отличительные черты роботизации

Robotic Process Automation (RPA) — это тип автоматизации бизнес–процессов, построенный на передаче роботам рутинных задач. Программные роботы имитируют действия человека и достигают необходимого результата быстрее и с наименьшими ошибками. Другими словами, это цифровой сотрудник, который по шаблону выполняет задачи вместо специалиста. Среди таких задач: заполнение форм, создание отчётов, обработка запросов, ввод данных и поддержка пользователей. 

Вот неполный список того, какие действия RPA могут выполнять:

• нажимать кнопки;
• переводить курсор мыши;
• входить в приложения;
• подключаться к системным API;
• копировать и вставлять данные;
• открывать электронные письма и их вложения;
• извлекать и обрабатывать содержимое документов.

IT–руководители заметили, что использование RPA-платформы экономит около 4 часов каждого сотрудника в неделю.

Важно понимать, что не все процессы можно автоматизировать с помощью RPA. Существуют критерии, которые определяют подходящие для автоматизации процессы:

1. Объёмность. Такой процесс подразумевает большое количество ручной работы. Он также должен часто повторяться для окупаемости автоматизации. Процессы, которые должны выполняться время от времени, не подходят для автоматизации.
2. Читабельность данных. Входные данные процесса должны быть иметь читаемый для системы формат. Изображения или текст, созданные от руки, не подойдут.
3. Схематичность процесса. В компании такие процессы идут на основе правил с чёткими инструкциями, а сотрудники используют шаблоны принятия решений.
4. Однозначность результатов. Другими словами, у процесса низкий уровень исключений, то есть действия выполняются с минимальным количеством вариаций.
5. Стабильность. Лучше выбрать процесс, который не будет меняться в краткосрочной перспективе, поскольку любые изменения повлекут за собой изменения в решении автоматизации

Есть ли необходимость бизнесу иметь инструменты RPA? Robotic Process Automation влияет на эффективность стандартных бизнес-процессов компании:

1. Снижает количество ошибок. Программные роботы могут работать почти без ошибок, это незаменимое качество в областях, особенно там, где требуется точность, например, при расчёте заработной платы, обработке финансовых показателей.
2. Помогает в рутинных задачах сотрудникам. Один робот способен в 20 раз ускорить однотипные, связанные между собойпроцессы, например, сбор данных и обработка, мониторинг заказов и составление документов.
3. Хорошо интегрируется. RPA легко интегрируется с системами, что важно для компаний с устоявшейся IT-структурой. Инструмент может работать с учётными программами (например, 1С), перенося данные и файлы между ними.
4. Уменьшает расходы. Один цифровой работник может одновременно выполнять операции вместо нескольких человек в круглосуточном режиме. Благодаря  применению бота, автоматически сокращается уровень операционных расходов.
5. Повышает лояльность сотрудников. RPA снимает с персонала нагрузку, отчего специалисты могут заниматься более сложными задачами. Это повышает уровень удовлетворённости работой.
6. Улучшает качество принятых решений. Цифровые помощники анализируют базы данных в крупных объёмах, обрабатывают их с высокой точностью, предоставляют объективные отчёты. Уже на их основе руководители принимают более взвешенные и обоснованные решения.
7. Регулирует скорость выполнения задач. Роботы реализуют технические операции на высокой скорости, что, в целом, дает возможность быстро решать задачи. Также число ботов может регулироваться в соответствии с текущими потребностями бизнеса.
8. Сохраняет конфиденциальность. Так как робот работает с данными строго по введённым правилам, то распространить их вне офиса он не может. Но нужно ввести строгую политику доступа к данным.

Таким образом, выполнение рутинных процессов без участия человека увеличивает их скорость и снижает себестоимость работы. Согласно опросам, 94% компании из числа тех, кто уже внедрил RPA в свой бизнес, планируют продолжать инвестировать в роботизированную автоматизацию. Многие российские предприниматели высоко оценивают преимущества инструмента в сравнении с аналогичными способами автоматизации процессов.

Достоинства и специфика RPA 

Технология Robotic Process Automation — часть процесса автоматизации компании. Среди множества альтернативных решений в этой области она является самой легко интегрируемой в существующие бизнес-процессы организации. 

Роботизация не требует от компании вносить изменения и перестраивать внутренние процессы или создавать новые. Внедрение цифровых роботов по умолчанию совместимо с приложениями и программами. RPA подходит большинству предприятий.

Некоторые сервисы применяют иной подход, который позволяет автоматизировать процессы только с полным обновлением программного обеспечения или его трансформацией. Этот вид разработки дороже и дольше.

Программные роботы каждый день решают практические оперативные задачи. Инструмент внедряется без установки более сложной операционной системы, роботов можно создать путём программирования конкретных операций.

Различия роботизации и ИИ

Если углубиться в принципы технологий искусственного интеллекта и RPA, можно увидеть ряд отличий. RPA может выполнять только предопределённые процессы, на которые запрограммирован. Он не принимает самостоятельных решений, за исключением случаев, когда алгоритм действий при возникновении проблемы заложен при программировании.

ИИ же собирает данные, анализирует, определяет закономерности, фиксирует изменения и на основе этого формирует единый вывод. То есть робот имитирует действия человека, а ИИ — старается подражать его мыслительным процессам.

Сейчас стало возможным одновременно использовать обе технологии. В этом случае преимущества каждой дополняют другую. В итоге программируемые роботы, которые выполняют рутинные операции, и ИИ с умением анализировать и принимать решения работают параллельно.

Главные преимущества объединения RPA и ИИ: 

• Рост производительности труда
• Более качественные решения
• Сокращение риска ошибок
• Оптимизация деятельности
• Снижение затрат
• Контроль и ускорение процессов

В результате параллельного использования инструментов возможно существенное повышение эффективности рабочих процессов. В таблице представлены свойства каждой из систем.

Обе технологии можно использовать как раздельно, так и вместе. При этом объединение систем приведет бизнес к закономерному развитию.

Факторы выбора RPA-платформы

В зависимости от масштаба организации на управление определённым объемом работы нужно конкретное число роботов. Важно учитывать это при поиске платформы и выбирать решение с гибким управлением.

Сложности, с которыми мы сталкивались в ходе реализации проектов, помогли нам собрать критерии, упрощающие выбор партнёра по разработке решения.

Цель

Если планируется, что с RPA–платформой будут взаимодействовать рядовые сотрудники без знаний IT, то основную роль при выборе решения играют простота интерфейса и ручная настройка списка задач.

В более сложной ситуации, например, когда RPA работает с файлами и данными сразу нескольких программ, написанием кода для создания инструкций должен управлять IT–специалист.

Совместимость с технологиями бизнеса

Обычно разработчики выдвигают определенные требования к программной инфраструктуре предприятия. 

Управленцам необходимо найти платформы, соответствующие комплексу технологий, на которых функционирует компания. Например, Unix–среда совместима с сервисами, которые не могут работать с Windows.

Перспектива расширения

Планируя будущую оптимизацию деятельности, компании следует учесть, что со временем необходимость в роботах стать больше или меньше. В связи с этим лучше искать решение, которое даст возможность бизнесу меняться.

Предварительная проверка

Не все системы и процессы можно роботизировать, поэтому еще до принятия решения стоит сосредоточиться на общей проверке того, какие функции в ОС (операционной системе) поддаются автоматизации.

Возможности RPA на практике

Часто компании, внедряющие программных роботов, отличаются большим числом персонала, который преимущественно выполняет рутинные и повторяющиеся действия.
RPA запускают в широком спектре компаний: 

1. Телекоммуникации
2. Производственная отрасль
3. Страхование
4. Государственные учреждения
5. Финансовые службы
6. Медицина
7. Логистика
8. Реализация товаров
9. Строительство
10. Обучение и ряд других сфер.

B2C

Роботы укрепляют контакты отделов продаж и маркетинга с потребителями с помощью голосовых рассылок и простейших роботов в мобильных чатах и на сайтах. Боты принимают претензии, отправляют письма, помогают решить вопросы, тем самым улучшая обслуживание и создавая положительный образ продукта в глазах клиентов.

Услуги банков

Роботизация в финансовой сфере используется, например, когда люди оставляют заявки на получение займа. В таком случае от RPA требуется сократить время на обработку данных о кредитоспособности и провести аналитику. Перевод операций на роботизированного специалиста обеспечивает банку дополнительные преимущества на конкурентном рынке.

Производство

Технология RPA позволяет значительно снизить операционные расходы на предприятиях. Программные роботы выполняют рутинную работу специалистов из бухгалтерии и HR, включая,  отчеты, управление учетом, документооборот с поставщиками и прочее.

Выводы

Таким образом, рост популярности RPA оправдан, расходы окупаются за счёт сокращения операционных затрат и времени на выполнение операций в условиях отсутствия человеческих ошибок. 

Сфер, где используют RPA, становится все больше, и в каждой из них после внедрения может быть свой набор преимуществ: сокращение ошибок, качественное общение с клиентами, удовлетворенность сотрудников работой. 

Взаимодействие RPA с искусственным интеллектом помогают получить улучшенный вариант каждой из технологий в виде интеллектуальной обработки процесса и его автоматизации. 

При рассмотрении подхода нужно учесть, что легкая встраиваемость в операционные системы и программы не исключает различия в эксплуатации RPA–платформ. Каждая из них эффективно реализует себя в работе с конкретной организацией и с определенными задачами. При поиске платформы будет полезно иметь представление о критериях, описанных в статье выше. 

С другой стороны, если Вы хотите получить качественное внедрение RPA или просто проконсультироваться, оставьте свою заявку по телефону 8-800-200-99-24, на [email protected] или в telegram.