Разработка информационной системы и зрелость бизнес-процессов: выбираем решение

Информационные системы – неотъемлемая часть эффективного управления бизнес-процессами, поэтому перед стартом разработки необходимо провести анализ их текущего состояния. О причинах и особенностях такой оценки кратко расскажет ведущий аналитик SimbirSoft Анна.  

Спойлер: анализ бизнес-процессов может выявить проблемы и узкие места в работе компании. Это, в свою очередь, позволит разработать оптимальную систему, которая будет учитывать все особенности и потребности бизнеса, повысит эффективность работы и даст возможность уверенно развиваться в будущем.

Зачем анализировать зрелость бизнес-процессов

Основная цель анализа бизнес-процессов – помочь заказчику определить, как улучшить тот или иной бизнес-процесс и внести в него необходимые изменения для получения желаемых результатов.

Зрелость – один из ключевых показателей эффективности процесса. Он оценивает его логику, измеримость, контролируемость, гибкость и способность к развитию. Результаты анализа зрелости бизнес-процессов дают возможность оптимизировать процессы и повысить их эффективность. 

Это, в свою очередь, может привести к достижению конечной цели, сокращению издержек и времени исполнения процесса, а также к готовности компании к быстрому реагированию на изменения рынка.

Для оценки зрелости текущих бизнес-процессов необходимо определить методологию оценки, например, CMMI (Capability Maturity Model Integration). Анализ полученных результатов позволит выявить «узкие места» в процессах и поможет в постановке задач на разработку будущей информационной системы. 

А что еще даёт анализ зрелости бизнес-процессов?

• Улучшение качества продукции, что в свою очередь приведет к повышению удовлетворенности клиентов.

• Снижение издержек и оптимизация процессов. Изучение зрелости позволяет выявить «узкие места» в работе компании и определить направление для оптимизации конкретных процессов.

• Автоматизация процессов. Анализ позволит выделить те процессы, которые нужно первыми автоматизировать с помощью информационной системы.

Изучение зрелости бизнес-процесса позволяет уточнить требования и определить технические решения, которые будут эффективны для конкретного процесса.

Впоследствии это позволит бизнесу достигать поставленных целей, реагировать на изменения внешней среды и оставаться конкурентоспособным на рынке.

5 степеней зрелости бизнес-процессов

Кратко рассмотрим 5 степеней зрелости бизнес-процессов – их суть, основные характеристики и примеры. 

1 степень зрелости – Начальный процесс

Характерна для компаний, которые начали деятельность и только выпустили свой продукт. Ведут активную маркетинговую деятельность, тратя много усилий на поиск клиентов

В составе – небольшая команда, бюджет ограничен. Регламентов нет, последовательность работ не определена, некоторые этапы и вовсе могут быть пропущены. Цель бизнеса может быть непонятна сотрудникам.

Пример: небольшая кофейня, которая только начала свою деятельность. Здесь еще нет автоматизации бизнес-процессов: заказы будут только в записях официантов или же записываются вручную в электронную таблицу.

Что сделать для перехода на следующую стадию? Определить цель бизнеса и способы ее достижения. Для кофейни это может быть получение прибыли за счет увеличения среднего чека и привлечения новых и постоянных клиентов, благодаря улучшению сервиса и качества продукции. 

Для успешного достижения цели должен быть выстроен весь бизнес-процесс. Затем его важно донести до каждого сотрудника, чтобы он осознал свое влияние на достижение общей цели. 

Все сотрудники вносят вклад в успех бизнеса, поэтому их участие и вовлеченность в процессы должны быть активными. 

Также необходимо разработать должностные инструкции и планы нагрузки, ознакомить с ними сотрудников. Это позволит определить и распределить задачи и ресурсы, обеспечить бесперебойную работу процессов, поддержать эффективность работы кофейни и достижение ее целей.

2 степень зрелости – Повторяемый процесс

Бизнес достигает своей цели, менеджмент и сотрудники понимают процессы, свои роли и выполняемые задачи.

Процессы имеют логическую последовательность выполнения, регламентированы, стандартизированы и могут быть частично автоматизированы. Есть режим работы сотрудников, график отпусков, а также управление процессами: планирование работ, бюджетов, управление рисками. Но пока не решен вопрос с качеством конечного продукта.

Пример: производственная компания, которая уже начала оптимизировать свои процессы и внедрять систематический подход к управлению бизнес-процессами. Можно сказать, что компания работает не зря, но можно и нужно лучше. 

Что сделать для перехода на следующую стадию? Провести анализ процессов с учетом соответствия ГОСТ и стандартам ISO для конкретной профессиональной области. Этот этап включает разработку декомпозированных схем процессов, т.е. их более детальное описание,  оценку потоков данных. Особое внимание стоит уделить регламентирующим документам. 

При переходе процессы описываются и изменяются с учетом отраслевых стандартов. Это позволяет выделить основные и второстепенные процессы. Ключевые в рамках профобласти процессы направлены на достижение основных целей и задач. Их оптимизация и улучшение способствуют повышению эффективности деятельности. 

Второстепенные процессы оказывают вспомогательную роль в рамках зрелости процессов. Они представляют собой поддерживающие функции, которые обеспечивают гладкое функционирование основных процессов. Второстепенные могут быть изменены и оптимизированы, чтобы улучшить общую эффективность всей системы.

При переходе важно выявить и классифицировать процессы с точки зрения их значимости и влияния на конечные результаты. Это позволит определить приоритеты и сосредоточить усилия на оптимизации ключевых процессов. При этом обратите внимание на второстепенные процессы, которые нужно улучшать для обеспечения эффективного функционирования всей системы.

3 степень зрелости – Определенный процесс 

Все процессы имеют логическую структуру, выстроены функциональные связи между отделами и направлениями, есть ответственное лицо и конечные сроки выполнения. Компания вводит показатели качества и эффективности процессов. Все стандарты и регламенты соответствуют ГОСТ и международным стандартам ISO. Сотрудники регулярно проходят обучение. 

На этой степени зрелости бизнес решает вопросы качества конечного продукта, но еще сильно зависим от различных факторов и не умеет подстраиваться под изменения рыночных ситуаций.

Пример: крупный производитель бытовой техники. Процессы компании отлажены, регламентированы. Но есть высокая зависимость от условий рынка и низкий уровень сервисности.

Что сделать для перехода на следующую стадию? Ввести показатели эффективности и показатели качества готового продукта, установить периоды мониторинга показателей. Компания должна разработать методики по повышению качества продукции, разработать регламенты или руководства по ведению процесса в различных ситуациях и внедрить их в производство.

4 степень зрелости – Управляемый процесс 

В работу вводятся различные показатели, позволяющие повысить управление и контроль за процессами. Применение показателей приводит к снижению используемых ресурсов. Например, ввод системы электронного документооборота позволил компании сократить временные затраты на подписание документов и расходы на бумагу.

Процессы становятся гибкими, могут пересматриваться и оптимизироваться на основании собранной информации. Бизнес может адаптироваться к изменениям рынка, но не так легко и эффективно, как на пятой степени зрелости.

Пример: компания Coca-Cola. Активно работает над оптимизацией своих бизнес-процессов и внедрением новых технологий для повышения эффективности работы. Использует системы управления производственными рисками и контроля качества на всех этапах производства. В компании разработана программа управления рисками, которая позволяет ей оперативно реагировать на возможные угрозы и риски для бизнеса.

Что сделать для перехода на следующую стадию? Уделить особое внимание доработке стратегии управления рисками и анализу показателей процессов. Это время подходит для пересмотра существующих показателей или изменения подхода к их оценке.

5 степень зрелости – Оптимизированный процесс 

Отличительная черта – наличие инновационных процессов. Этот высокотехнологичный этап развития процессов достаточно ресурсоемкий в части анализа собранных данных и организации работ по изменению процессов. 

Применяются новые способы и инструменты анализа показателей процессов. Анализируются успехи и провалы в работе. Разрабатывается и применяется стратегия оптимизации процессов.  

Пример: Toyota Motor Corporation. Компания уделяет огромное внимание оптимизации бизнес-процессов и внедрению новых технологий для повышения эффективности деятельности. Самый известный инновационный процесс корпорации – система Just-In-Time. Позволяет точно определять потребности клиентов и производить товары только в необходимом объеме, а значит снижать затраты на хранение запасов и улучшать качество продукции.

Степень зрелости – изменчивый показатель. Для обеспечения достаточного уровня выполнения процессов необходимо постоянно анализировать состояние и тенденции рынка, активно работать над обеспечением качества своей продукции, а также активно приобщать сотрудников к ценностям и философии организации.

Как исследование зрелости бизнес-процессов помогает в разработке информационной системы

Результаты анализа зрелости бизнес-процессов можно применять на следующих этапах создания информационной системы:

• Формулирование требований к системе. Важно определить, какие функции должна выполнять система, какие данные для этого нужны и какие механизмы управления и контроля процессами должна содержать система.

• Разработка архитектуры системы. Требования помогут при разработке архитектуры системы путем выявления «узких мест» и проблем, которые могут возникнуть на этапе реализации. Это позволит обеспечить высокую производительность и надежность системы в будущем.

• Разработка информационной системы. Проведенная оценка помогает разработчикам лучше понимать функциональность системы.

• Тестирование. Тестировщики должны тестировать систему на соответствие требованиям, связанным со степенью зрелости бизнес-процессов заказчика.

• Запуск системы. Выполняется только после успешного этапа тестирования.

В конечном итоге учёт зрелости бизнес-процессов помогает в выборе наилучших решений для бизнеса, увеличивая шансы на успешную разработку.

Пример из практики

Оценка зрелости процессов в одной крупной компании, проведенная за несколько месяцев, стала основой для принятия решения о выборе между разработкой собственного решения и приобретением готового продукта с последующей адаптацией. В ходе оценки мы изучили регламенты и стандарты производственной отрасли, а также разработали модель процессов предприятия, которая включала группировку по направлениям и описание основных показателей этих процессов.

На основе заключения об оценке зрелости процессов было принято решение о закупке готового продукта с последующей адаптацией и интеграцией в существующие процессы производства компании. Это позволило клиенту быстро адаптироваться к новой системе и улучшить эффективность своих процессов.

Зачем вам это знать?

Оценка зрелости бизнес-процессов – важная задача при разработке информационных систем. Как вы уже поняли, она позволяет определить степень готовности бизнес-процессов к автоматизации и выявить проблемные места, которые необходимо оптимизировать.

Стоит учесть, что зрелость бизнес-процессов – динамическая характеристика. Для поддержания эффективности работы системы в целом оценку необходимо проводить с определенной периодичностью – один раз в месяц, квартал, год. Каждая компания сама выбирает этот период.

Почему оценку зрелости бизнес-процесса лучше передать на аутсорсинг? На это есть следующие причины:

• Экспертиза профессионального подрядчика в области управления бизнес-процессами и методиках оценки зрелости.

• Независимость. Независимая точка зрения внешних консультантов из-за отсутствия родственной, психологической и материальной зависимости от компании позволяет дать объективную оценку текущего состояния процессов.

• Опыт. Сотрудники аутсорс-компании имеют опыт работы на различных проектах в разных сферах и предметных областях. Это дает преимущество в скорости выявления проблемы и разработки предложений для решения по оптимизации процессов.

• Инструменты. Внешние эксперты владеют различными технологиями и инструментами для проведения оценки.

• Комплексное решение. ИТ-аутсорсер может предложить не только оценку бизнес-процессов, но и последующую разработку и внедрение информационной системы или подключить специалистов для усиления команды.

Решать только вам! Главное – помните, что оценка зрелости бизнес-процессов – не самоцель, а инструмент, который помогает достичь поставленных бизнес-целей.