Этапы внедрения WMS: нюансы, последовательность, советы

Внедрение WMS-системы — это не просто установка программного обеспечения. Это комплексный проект, требующий тщательной подготовки, слаженной работы команды и учёта деталей. От грамотного внедрения управления, автоматизации бизнес-процессов или, например, 1С-разработки, напрямую зависит, «приживется» ли система в компании, насколько она будет соответствовать бизнес-задачам и насколько быстро сотрудники смогут к ней адаптироваться. 

WMS для управления складом: что такое и как выбрать

В этой статье мы рассмотрим этапы внедрения WMS-системы, расскажем о моментах, на которые стоит обратить внимание, и дадим советы, которые помогут сделать процесс внедрения эффективным. Автоматизированная система для управления работой склада основана на программном обеспечении, а также сканерах штрих-кода, этикет-принтерах и терминалах сбора данных.

Система управления складом: суть и польза для бизнеса

Система управления складом (WMS или Warehouse Management System) – это программное обеспечение, предназначенное для автоматизации складских операций. Она оптимизирует процессы приёмки, хранения, отгрузки и комплектации товаров, а также повышает эффективность склада в целом. WMS полезна для решения следующих задач:

•   Учёт и контроль запасов. Автоматизация позволяет отслеживать движение товаров на складе в режиме реального времени, что помогает избежать перебоев в снабжении и оптимизировать складские запасы.
• Управление персоналом. Система оптимизирует работу сотрудников склада, помогает распределять задачи между ними и отслеживать их производительность.
• Контроль складской логистики. WMS адаптирует маршруты перемещения товаров по складу, что сокращает время выполнения заказов и повышает результативность работы.
• Организация пополнения склада требуемым количеством товара. Для этого система учитывает оборачиваемость складских остатков по данным прошлых периодов и сезонность.
• Обработка заказов. Программное обеспечение автоматизирует этот процесс, что сокращает время от получения заявки до отгрузки товара.
• Анализ данных . Система управления собирает и анализирует данные склада, что помогает выявлять проблемы и оптимизировать бизнес-процессы.

Установка автоматизации для услуг хранения и отгрузки необходима для производственных компаний (чтобы оптимизировать складские запасы сырья и готовой продукции) и торговых компаний (чтобы отслеживать остатки, повысить скорость обработки данных и улучшить качество обслуживания клиентов). Важно внедрять WMS-систему грамотно и внимательно.

Этапы внедрения WMS

Чтобы система управления легко интегрировалась и принесла желаемую пользу, необходимо тщательно подготовить к ней бизнес. Тогда она станет мощным инструментом для оптимизации складских процессов и улучшения работы всего склада. Что предполагает правильная подготовка:

• Знание целей и задач внедрения: чего нужно достичь с помощью WMS-системы, какие проблемы она должна решить, какие бизнес-показатели улучшить.
• Анализ организации: как происходит приёмка, хранение, отгрузка товаров на складе, какие наблюдаются трудности.
• Подбор WMS: выявление функциональных требований, сравнение доступных решений на рынке (цена, функции, совместимость).
• Составление ТЗ: описание функций системы, постановка сроков и разделение этапов внедрения. Дополнительно определяются критерии оценки успешности проекта.

Также важно создать команду внедрения и включить в неё представителей отделов компании, таких как склад, IT, логистика, маркетинг. Дополнительно нужно ознакомить персонал с обучающими материалами.

Этап 1. Разработка ТЗ

Техническое задание (ТЗ) на внедрение WMS-системы — это документ, который определяет цели, задачи, функциональные требования и другие аспекты проекта внедрения. ТЗ важно для всех участников проекта – заказчика, разработчика, интегратора, команды внедрения. Многоэтапный процесс включает в себя:
    

• Сбор требований. На этом этапе собирают информацию о том, как работает складской комплекс в настоящее время. Для этого необходимо провести совещание с участниками – менеджерами склада, супервайзерами, операторами. Далее составляют соответствующую документацию:  инструкции, регламенты, отчеты.
• Анализ данных. Здесь необходимо проанализировать собранную информацию и выявить проблемы и слабые места в работе складского комплекса. Также определяют, какие задачи будет решать WMS-система.
• Описание функциональных требований. Функциональные требования фиксируют максимально подробно. Требования должны быть понятными и недвусмысленными.
• Обзор нефункциональных требований. К их числу относятся производительность, надежность, безопасность, совместимость, масштабируемость и др. Требования должны быть измеримыми. Например, производительность – сколько конкретно операций и в какую единицу времени, а также в каких условиях должна выполнять система управления.
• Алгоритм этапов внедрения. Здесь составляется пошаговая инструкция, в документах прописываются сроки выполнения каждой стадии. Важно также указать, кто будет отвечать за выполнение каждого этапа.
• Составление критериев оценки успешности проекта. Здесь прописывают желаемые результаты внедрения. Критерии оценки должны быть поставлены по SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). То есть – конкретные, измеримые, достижимые, релевантные, лимитированные по времени.
• Утверждение ТЗ. Задание утверждают с согласия команды после полной проверки параметров.

Разработка ТЗ – необходимое условие успешного внедрения WMS-системы. В процессе необходимо использовать унифицированную методологию разработки ТЗ, привлекать к работе экспертов, регулярно обновлять документ по мере изменения требований.

Сравнение систем управления складом: обзор лучших и рекомендации

Этап 2. Конфигурирование, разработка и настройка системы перед установкой WMS

После выбора или разработки WMS по условиям, указанным в техническом задании, выполняется конфигурирование вычислительной системы производства и отладка всех компонентов для обеспечения бесперебойной работы склада. Что входит в данный этап:

• Установка и настройка ПО. WMS-система должна быть установлена на серверы компании. Необходимо настроить параметры в соответствии с требованиями заказчика, а также интегрировать WMS с другими системами, такими как ERP, CRM и другими. Если решено использовать облачное ПО, это упростит интеграцию и избавит от необходимости модернизации техники.
• Разработка дополнительных модулей. Этап требуется для бизнеса, если стандартные функции ПО не отвечают требованиям заказчика. Все встраиваемые утилиты совмещаются с основной системой управления и вспомогательными программами.
• Настройка системы. Помимо базовой отладки, настройка включает в себя редактирование прав пользователей, рабочих процессов, отчётов и т.д. Процесс выполняется в соответствии с индивидуальными потребностями заказчика.

Далее выполняется тестирование. Исследуется работа каждой функции, создаются тест-кейсы, все баги заносятся в отчет и исправляются. 

Этап 3. Тестирование готового решения

Тестирование коробочного или облачного формата необходимо, чтобы выявить и исправить ошибки в системе управления. Также оно используется, чтобы убедиться, что система соответствует требованиям заказчика. Во время проведения тестов можно обучить персонал работе с новой программой. Для проверки работоспособности ПО используется несколько групп тестов, о которых расскажем далее. 

 
Виды проверки работоспособности зависят от типа используемого ПО, а также особенностей организации заказчика. В числе базовых:

• Системное – проверяет работоспособность системы в целом и выявляет баги в программном коде.
• Интеграционное – проверяет взаимодействие WMS с другими приложениями для ведения бизнеса, определяет ошибки на стыках систем.
• Нагрузочное – проверяет уровень допустимой нагрузки (число пользователей, операций), выявляет ошибки, которые могут сделать систему непригодной к использованию.

 
Весь процесс проводится поэтапно. Сначала тестируют отдельные модули, далее особенности взаимодействия с ранее интегрированными программами и между собой, после переходят к проверке системы управления в целом. Для тестирования данных необходимо использовать специальные инструменты и методики, которые должен предоставлять разработчик.

Светлана, руководитель направления Бизнес-автоматизации: «На таком этапе нужно разработать документ ПМИ (программа и методика испытаний), в который входят различные виды сценарного тестирования (по модулям) и документ ПСИ (приемо-сдаточные испытания), который подписывается приёмной комиссией Заказчика и является приложением к Акту выполненных работ (расчетов по договору внедрения)».

Этап 4. Внедрение и дальнейшая доработка

Под внедрением автоматизации проекта здесь понимается ввод системы в эксплуатацию, а также мониторинг ее работы и, при необходимости, доработка. На данном этапе важна постоянная техническая поддержка от разработчика.
Ввод в эксплуатацию выполняется постепенно, сначала система запускается на одном складе, а затем на других. Мониторинг работы нужно осуществлять постоянно, это позволит выявить проблемы и ошибки на ранних этапах и своевременно их устранить. Доработка выполняется по мере необходимости, а также при обнаружении ошибок. Новые функции и модули можно добавить в систему управления в любое время.

Этап 5. Обучение персонала и техподдержка WMS-системы

Сотрудники должны быть обучены работе с компонентами системы, держать под рукой справочные данные и другие инструменты для подробного изучения WMS. Обучение может проводиться в форме лекций и семинаров, онлайн-курсов или самоподготовки.
Важно, чтобы обучение было практичным. Сотрудники должны отрабатывать навыки работы с системой на практике. У всех рабочих должен быть доступ и к технической поддержке.

 
Техническая поддержка играет критическую роль в успешном внедрении и эксплуатации WMS-системы. Она обеспечивает бесперебойную работу ПО и гарантирует, что пользователи смогут в полной мере использовать все возможности программного решения. Также эксперты поддержки обеспечат последними обновлениями системы и будут проводить профилактическое обслуживание. Преимущества наличия услуг ТП:

• Быстрое решение проблем минимизирует время простоя системы и потери производительности.
• Эффективное использование системы позволяет оптимизировать складские операции и повысить производительность труда.
• Бесперебойная работа системы и использование ее возможностей оправдывают вложения в её внедрение.

Оценивать качество услуг технического сопровождения нужно на этапе тестирования и внедрения. 

Факторы, которые влияют на скорость и качество внедрения WMS

Успешное внедрение программы для управления складом организации — это комплексный процесс, на ход которого влияет текущее состояние инфраструктуры компании. Из важных факторов, которые нужно учитывать при интеграции проекта автоматизации учёта данных о товарах:

• Готовность компании к внедрению. Во внимание принимаются как техническая сторона вопроса, так и способность персонала оценить нововведение, а также быстро научиться им пользоваться.
• Выбор правильной WMS-системы. Главное — соответствие требованиям и бюджету компании. Например, не нужно покупать дорогостоящее коробочное решение для малого склада.
• Профессионализм команды внедрения. Если специалисты со стороны разработчика и заказчика не обладают достаточной компетенцией, это может затянуть процесс интеграции или привести к несоответствию программного решения специфике работы компании.
• Качество подготовки данных. Если ТЗ сформировано некорректно, WMS не повысит эффективность труда. Перед внедрением важно также провести очистку и актуализацию данных о товарах, складах, клиентах, чтобы провести корректную синхронизацию данных и перенос остатков из прежних систем.
• Тестирование. На этапе тестирования важно выявить и исправить все ошибки до того, как система управления будет запущена в промышленную эксплуатацию.

Рекомендуем предварительно проконсультироваться с разработчиками WMS и сотрудничать с поставщиком на всех этапах внедрения системы. Это поможет  правильно составить технические требования, а также быстро установить программное обеспечение для автоматизации данных и учёта товаров с минимальными простоями в компании. Услуги экспертов помогут выбрать нужную версию ПО для автоматизации проекта и хранения БД и сэкономить на покупке.

Как с помощью 1С:ERP навести «цифровой порядок» на складе

Автоматизация склада — ключевой элемент в современном бизнесе. Системы управления автоматизации складской логистикой оптимизируют складские операции, минимизируя человеческий фактор. Топология склада и адресное хранение базы данных помогают ускорить выполнение заказов и контролировать сроки годности.  Учет товаров и время обработки заказов важны для повышения эффективности и качества обслуживания. 
Оставьте свою заявку или вопрос по поводу внедрения WMS для вашего бизнеса по телефону 8-800-200-99-24, по [email protected] или в telegram, и мы подберем подходящий вариант под ваши задачи.