ERP-система для вашего бизнеса: как подготовиться и успешно внедрить 1C:ERP

В текущей экономической ситуации эффективное управление – это не просто конкурентное преимущество, а важное условие выживания. 1С:ERP может стать отличным инструментом, который поможет успешно расти и развиваться с учетом особенностей вашей организации.

В этой статье расскажем, для чего внедрять 1С:ERP, как подготовиться и с чего начать внедрение 1С:ERP. Кратко опишем основные этапы внедрения системы, а также поделимся советами от экспертов SimbirSoft, которые помогут избежать проблем и достичь результатов.

Какие задачи помогает решить 1С:ERP

ERP-системы (системы планирования ресурсов предприятия) возникли в ответ на потребность бизнеса в автоматизации и более полном, интегрированном учете и управлении ресурсами. Они активно развиваются, чтобы сделать деятельность более управляемой и прибыльной.

После ухода зарубежных вендоров на отечественном рынке стали появляться новые ERP-системы. Но одним из лидеров рынка по-прежнему является 1С:ERP Управление предприятием (продукт фирмы 1С).

Мы не будем расписывать подробно все функциональные возможности системы, упомянем только наиболее востребованные:

• Управление финансами и бухгалтерией: контроль финансовых операций, управление бюджетом, формирование отчетности и т.д.
• Управление производством и складом: планирование производственных процессов, учет и контроль запасов товаров и материалов, управление логистикой и транспортировкой.
• Управление торговлей, продажами и маркетингом: управление клиентской базой, анализ данных о продажах, запуск маркетинговых кампаний и т.д.
• Управление персоналом: управление кадровым составом, формирование графиков работы, контроль оплаты труда и т.д.
• Аналитика и отчетность: анализ данных по различным параметрам, формирование отчетов и дашбордов для принятия решений.
• Интеграция с другими системами: с CRM, электронной почтой, социальными сетями и т.д.
• Мобильный доступ: работа с системой через мобильные устройства, что облегчает работу вне офиса и повышает эффективность.

Подготовка к внедрению 1С:ERP. Что учесть при формировании команды и не только

Если вы заинтересованы в эффективном и успешном внедрении 1С:ERP с учетом особенностей вашей организации, мы приготовили для вас список ключевых шагов, которые помогут достичь этой цели и сделать переход менее болезненным.

Во-первых, в процесс подготовки и внедрения системы важно вовлечь руководство и ключевых сотрудников предприятия. Для этого:

• Разработайте обоснование пользы от внедрения, укажите финансовые выгоды, повышение эффективности и другие преимущества. Предоставьте этот бизнес-кейс руководству для оценки.
• Сформируйте команду проекта, которая будет отвечать за подготовку и внедрение системы. Включите в ее состав представителей управления, ключевых сотрудников из разных направлений организации, которых коснется автоматизация, и IT-специалиста (-ов), на чьи плечи будет возложена обязанность поддерживать и развивать 1С:ERP. Это продемонстрирует важность проекта и подчеркнет его значение для всех сотрудников вашей организации.
• Запланируйте обучение ключевых сотрудников и руководства на базе 1С:ERP, расскажите о важных принципах и возможностях ERP-системы. Помогите увидеть долгосрочные перспективы и преимущества внедрения 1С:ERP. Дайте каждому из них понять, как это поможет им и предприятию в целом.
• Включите руководство и ключевых сотрудников организации в процесс планирования и принятия стратегических решений о внедрении. Пусть они активно участвуют в выборе функциональности системы и определении приоритетов.
• Установите механизмы сбора обратной связи от руководства и ключевых сотрудников. Если возможно, внесите коррективы в план внедрения с учетом их мнений и предложений.
• Установите метрики и показатели для измерения успеха проекта. Регулярно информируйте участников рабочей группы о достижениях.
• Поощряйте и мотивируйте команду активно участвовать в проекте.

Основная причина неудачного завершения IT-проектов – сопротивление персонала изменениям. Вовремя и грамотно проделанная работа по вовлечению ключевых лиц в участие и управление проектом – залог успеха. Также важно, чтобы у них было время для работы на проекте.

Во-вторых, решите, действительно ли 1С:ERP подходит для вашей организации. Внимательно проработайте следующие моменты:

• Подберите подходящее решение. На базе 1С:ERP реализованы отраслевые решения для производства, строительства, сельского хозяйства, логистики и прочих отраслей. Вы можете самостоятельно поискать подходящее решение с учетом ваших требований либо обратиться к опытным подрядчикам, например, к нам и мы поможем с выбором.
• Определите важные бизнес-процессы и функции 1С:ERP, которые позволят их оптимизировать.
• Убедитесь, что 1С:ERP можно легко интегрировать с существующими в организации системами и программами.
• Позволит ли внедрение 1С:ERP отказаться от каких-то из текущих систем с учетом их замены?
• Решите, хотите ли вы использовать облачную версию или развернуть систему на собственных серверах.
• Проанализируйте стоимость внедрения и обслуживания 1С:ERP, включая лицензионные сборы, консультационные услуги и обновления.
• Оцените, сколько времени потребуется на внедрение и как это повлияет на бизнес-процессы вашей организации.
• Проведите тестирование интерфейса и удостоверьтесь, что система соответствует потребностям и квалификации пользователей.

При этом важно соблюдать баланс: не зарываться в детали и не бежать сломя голову. Безусловно, конкуренты не дремлют и мир меняется с космической скоростью. Но что если эта скорость и вызвана тем, что кто-то слишком быстро бежит, делает кучу ошибок, потом их исправляет и в итоге у него не остается другого варианта, кроме как снова бежать? Только куда?

В-третьих, определите, кто будет заниматься внедрением 1С:ERP в организации. Будет это внутренняя команда, внешний подрядчик или комбинированный состав? Выбор зависит от конкретных потребностей предприятия, ресурсов и сроков.

Расскажем об основных преимуществах и рисках вариантов «инхаус-команда» и «внешний подрядчик». Комбинированный подход можно выработать с учетом особенностей первых двух вариантов.

Как правило, подготовка и внедрение производится с привлечением внешнего подрядчика, а дальнейшее сопровождение берёт на себя инхаус-команда. Важно обговорить этот момент до внедрения, чтобы подрядчик планировал свою работу с учетом обучения и передачи системы на сопровождение. После завершения работы договоритесь с поставщиком о том, какой канал связи или контакт сотрудника вы можете использовать, если потребуется консультация.

В-четвертых, проведите анализ текущих бизнес-процессов предприятия:

• Идентифицируйте ключевые процессы, которые хотите автоматизировать на базе 1С:ERP. Определитесь, какие из бизнес-процессов наиболее важные. Как правило, они влияют на прибыльность, качество обслуживания клиентов или другие стратегические аспекты.

Проведенный аудит бизнес-процессов организации поможет выявить и исключить дублирующие и устарелые бизнес-процессы, а также необходимость внедрения новых.

• Определите, связаны ли эти процессы с какими-либо смежными?
• Определите ответственных лиц, которые могут дать исчерпывающую информацию по каждому из бизнес-процессов.
• Соберите данные о каждом процессе, включая затраты, время выполнения, качество и другие ключевые показатели. Визуализируйте полученную информацию. Проверьте её на непротиворечивость и достаточность.
• Проведите анализ этих данных, чтобы выявить узкие места и проблемы, оказывающие серьезное влияние на деятельность предприятия.
• Оцените, насколько эффективно каждое звено бизнес-процесса выполняет свои функции. Идентифицируйте области, где можно повысить производительность и снизить затраты.
• Определите узкие места в бизнес-процессах, где происходят задержки или возникают ошибки. Это могут быть неэффективные процедуры, недостаточная автоматизация или несоответствие стандартам.
• Создайте детальные отчеты о результатах анализа и выявленных узких местах.

Описанные и визуализированные процессы, а также отчеты по выявленным узким местам позволят команде найти наилучшие решения для автоматизации и повышения эффективности работы.

В-пятых, подготовьте инфраструктуру предприятия для внедрения ERP-системы:

• Определите минимальные и рекомендуемые требования к оборудованию и серверам для работы 1С:ERP.
• Проведите аудит существующей инфраструктуры предприятия. Определите, что можно использовать в новой системе, а что требует обновления или замены.
• Если текущее оборудование не соответствует требованиям, рассмотрите вопрос о его обновлении или замене. Это может включать в себя приобретение новых серверов, сетевого оборудования или хранилищ данных.
• Убедитесь, что у вас есть надежная система резервного копирования данных. Это важно для обеспечения безопасности информации и восстановления данных в случае сбоев или аварий.
• Проведите анализ сетевой безопасности и примите меры для защиты данных. Это включает в себя установку брандмауэров, антивирусного программного обеспечения и других мероприятий для предотвращения утечек данных.
• Убедитесь, что версии операционных систем и другого ПО на серверах и рабочих станциях соответствуют минимальным требованиям.
• Подготовьте сотрудников к использованию 1С:ERP. Обеспечьте развертывание тестового контура с хорошей производительностью для обучения сотрудников.
• Проведите тестирование системы на предмет стабильности и производительности. Выявите и устраните возможные проблемы до полноценного запуска.
• Организуйте службу поддержки для реагирования на запросы и проблемы пользователей после внедрения. Обеспечьте доступ к экспертам, которые могут решать возникающие вопросы.
• Установите систему мониторинга производительности и доступности системы. Это поможет вам оперативно реагировать на проблемы и предотвращать сбои.

Не стоит экономить ресурсы на инфраструктуре. Это поможет обеспечить стабильную работу системы и предотвратить потенциальные проблемы в будущем. Если система будет тормозить и глючить после внедрения, это отпугнет даже самых стрессоустойчивых сотрудников, и они начнут решать задачи по-старому, то есть без 1С.

Этапы внедрения 1С:ERP

Кто бы ни был внедренцем, привлеченная компания или инхаус-команда, руководителю предприятия важно понимать, каких действий ожидать. Это поможет проконтролировать, что всё идёт в нужном направлении – к успешному завершению проекта.

Рассмотрим ход самого проекта с учетом того, что все предпроектные формальности пройдены.

Обследование

Любой проект внедрения 1С не может обойтись без обследования. На этом этапе важно:

• Добиться единого понимания между вами и исполнителем о целях, задачах и границах проекта
• Выявить и описать требования, необходимые для предварительной оценки объема работ, рисков, продолжительности и стоимости проекта
• Выявить проблемы в бизнес-процессах предприятия
• Согласовать предварительную стоимость и сроки проекта

Если еще до старта проекта вы вовлекли в работу над проектом ключевых сотрудников, описали бизнес-процессы и их узкие места, это существенно упростит задачу и вам, и команде проекта. Если же ваши требования будут звучать размыто, потребуется их детальная проработка и подрядчик заложит в стоимость проекта больше рисков. К тому же, если вы начнете формировать внутреннюю команду проекта только на этом этапе, нужно учитывать время на «притирку».

Команда, занимающаяся внедрением 1С, должна решить следующие задачи (если ранее вы уже провели внутреннюю работу, часть их них можно исключить):

• Определить области проведения обследования
• Сформировать команду для проведения обследования
• Спланировать и провести встречи с ключевыми сотрудниками автоматизируемого предприятия
• Проанализировать имеющиеся на предприятии нормативно-методологические документы
• Изучить существующие, в том числе смежные системы, с которыми планируется информационное взаимодействие
• Оформить отчет об обследовании

На выходе из этапа, как правило, у вас должен быть реестр бизнес-процессов, шаблоны отчетности, протоколы интервью и отчет об экспресс-обследовании.

По итогам данного этапа должны получиться ориентировочные сроки и стоимость проекта.

Моделирование

На этом этапе нужно определить функциональный дефицит 1С:ERP относительно собранных функциональных требований к системе.

Команда должна решить следующие задачи:

• Подготовить контрольные примеры в типовой информационной системы 1С:ERP (далее – ИС). Для этого берутся ваши процессы и моделируются в программе
• Разработать план демонстрации контрольных примеров
• Провести демонстрации контрольных примеров и определить функциональный дефицит типовой ИС
• Согласовать перечень доработок ИС или перечень работ по адаптации бизнес-процессов под типовые процессы ИС

Не советуем включать в первую версию всё, что кажется важным. Практика показывает, что на самом деле оно таковым не является. Рекомендуем на этом этапе четко разбить требования на категории:

• критичные, без которых запуск системы невозможен
• средней критичности – можно запустить, но необходимо доработать в ближайшее время после запуска системы
• некритичные, которые можно доработать через некоторое время после запуска системы в работу

На выходе из этапа у вас должен быть реестр бизнес-процессов с точками разрыва. Также по итогам этапа вы должны получить согласованный перечень необходимых доработок 1С:ERP.

Ваши процессы можно подстроить и под типовую ИС. Решите, что для вас будет более выгодным и эффективным. Из плюсов адаптации процессов предприятия под 1С:ERP отметим, что вам не нужно будет платить за доработку 1С и дальнейшее сопровождение этих доработок. Нередко после старта системы пользователи привыкают к типовому функционалу 1С:ERP и не нуждаются в доработках, которые они озвучили на этапе обследования и моделирования системы.

Написание технического задания

После того, как у вас появился согласованный перечень функционального дефицита, можно начать проектировать и описывать доработки типовой функциональности.

На этом этапе команда должна решить следующие задачи:

• Разработать частные технические задания
• Разработать программу приемо-сдаточных испытаний, определяющую правила проведения проверки разработанного функционала на соответствие требованиям из частных технических заданий.

По итогам этапа у вас должны быть готовы частные технические задания и программа приемо-сдаточных испытаний, а также формализованы и согласованы доработки и порядок их приемки в новой ИС.

Особое внимание на этом этапе уделите именно порядку приемки доработок. Это позволит еще на этапе проектирования устранить противоречия и снизить вероятность неправильного понимания исполнителем того, что необходимо разработать. Если этого не сделать, то различные подводные камни могут быть обнаружены только на этапе приемки, когда уже проведена большая работа по доработке программного продукта.

Этап разработки

Вот и настал момент, когда вы начинаете дорабатывать типовую функциональность 1С:ERP. Важно на этом этапе довести систему до состояния готовности к передаче в рабочую эксплуатацию. И главное – сделать это быстро и качественно.

На этом этапе команда должна решить следующие задачи:

1) Провести модификацию типовой функциональности:

• Настроить программный продукт
• Разработать новую функциональность в соответствии с частными техническими заданиями
• Разработать механизмы интеграции со сторонними системами
• Разработать механизмы переноса данных из сторонних систем
• Предварительно протестировать работоспособность внутри команды
• Настроить права и роли пользователей
• Разработать документацию – руководства для пользователей и администраторов

2) Подготовить и провести приемку разработанной функциональности:

• Сформировать сценарии тестирования
• Подготовить контрольные примеры, необходимые для проведения испытаний
• Провести приемку
• Согласовать протокол приемки с заказчиком
• Принять решение о готовности к запуску в рабочую эксплуатацию
• В случае необходимости доработать по полученным замечаниям

На выходе из этапа у вас должны быть руководства для пользователей и администраторов и протокол приемки.

Результат этапа – система готова к запуску.

Основной лайфхак на этом этапе, который позволяет увеличить качество и скорость разработки – регулярно проводить предварительную демонстрацию разрабатываемой функциональности заказчику и собирать обратную связь. Важный момент – заказчик и исполнитель знают, что функциональность может быть еще «сырой». Эти встречи проводятся именно для того, чтобы заказчик дал обратную связь как можно раньше, до того, как проделана лишняя работа.

Внедрение

Итак, система готова к запуску. Осталось обучить пользователей и произвести запуск системы.

На этом этапе команда должна решить следующие задачи:

1) Подготовить сотрудников к запуску системы, в том числе запланировать и провести обучение

2) Подготовить всё необходимое для запуска системы:

• Подготовить инфраструктуру для рабочей системы
• Развернуть ИС
• Настроить рабочие места пользователей

3)Подготовить ИС к запуску:

• Настроить саму ИС
• Настроить параметры интеграции
• Наполнить справочники актуальной информацией, перенести данные из других программ, проверить результаты переноса

4) Организовать службу для сопровождения системы:

• Разработать регламент сопровождения
• Назначить ответственных за сопровождение
• Принять решение о запуске ИС в эксплуатацию

На выходе из этапа должен быть протокол готовности программного продукта к запуску, приказ о начале эксплуатации, а также закрывающие документы.

Основной результат этапа – система запущена в работу.

На этом этапе следует тщательно проверить степень готовности к запуску и качественно организовать сопровождение. Да, можно запуститься на скорую руку, собрать обратную связь от пользователей, отменить запуск и провести работу над ошибками. Но это демотивирует еще «неокрепших» пользователей. Эмоционально для них это будет облегчением, но поверят ли они в еще один запуск?
Качество сопровождения – это уверенность пользователей в том, что им придут на помощь. Помните: успех внедрения зависит от того, насколько просто пользователям будет работать в новой системе и как быстро они поймут, что 1С им помогает, а не мешает.

Сопровождение

На этом этапе важно обеспечить бесперебойное функционирование запущенной системы.

Команда, сопровождающая систему, решает следующие задачи:

• Исправить выявленные ошибки
• Консультировать пользователей по работе в системе

Как мы уже говорили, сопровождением может заниматься инхаус-команда, которая должна принять эстафетную палочку от команды, которая занималась внедрением.

Возможные проблемы при внедрении 1С:ERP и способы их решения

Каждый проект уникален. Но есть одна закономерность, которая встречается на всех проектах, и к ней нужно просто быть готовым. Всегда что-то может пойти не так, как планировалось. Ниже мы собрали основные возможные проблемы и способы их решения.

Первая – персонал предприятия не готов к использованию новой системы.

Симптомы проблемы:

• Низкая производительность и эффективность работы с программой
• Ошибки и большие затраты времени на поиск необходимой информации
• Проблемы с качеством вводимых данных

Решение: обучайте сотрудников, предоставьте им доступ ко всем обучающим материалам, в том числе видеоинструкциям. Организуйте возможность консультирования и сбор обратной связи на начальных этапах внедрения. Позвольте сотрудникам свободно высказаться о трудностях и помогите им их решить.

Вторая – 1С: ERP не адаптирована под конкретные потребности предприятия или неправильно настроена.

Симптомы проблемы:

• Трудности в использовании новых функций и возможностей
• Сложности с интеграцией существующих систем и приложений с 1С:ERP
• Часть операций сотрудникам приходится производить вручную, а не в 1С:ERP

Решение: внимательно наблюдайте за работой сотрудников, у которых возникают проблемы. Возможно, потребуется пересмотреть и оптимизировать какие-то бизнес-процессы под требования системы или донастроить систему с учетом особенностей предприятия. Постарайтесь найти баланс между излишней автоматизацией и изменением существующих процессов.

Третья – процесс внедрения может занять больше времени, чем изначально планировалось.

Симптомы проблемы:

• Постоянные задержки в реализации этапов проекта
• Увеличение затрат на оплату труда персонала и другие операционные расходы
• Растущая неуверенность в успешном завершении проекта

Решение:

• Пересмотрите план проекта и оцените реалистичность сроков. Возможно, необходимо перераспределить ресурсы или расширить команду.
• Обсудите с поставщиком причины задержек и договоритесь о мероприятиях по их устранению.
• Внимательно следите за ходом проекта и регулярно обновляйте планы, учитывая новые обстоятельства.

Четвертая – поставщик не предоставляет необходимой поддержки.

Симптомы проблемы:

• Задержки в обработке запросов или решении технических проблем
• Неудовлетворенность сотрудников работой поставщика
• Постоянная неопределенность в отношении технической поддержки

Решение:

• Свяжитесь с поставщиком и обсудите вопросы поддержки, уточните условия и сроки реагирования на запросы
• Рассмотрите возможность смены подрядчика, если текущий не удовлетворяет требованиям
• Подготовьте список конкретных требований к технической поддержке и обсудите их с поставщиком

Пятая – неправильная настройка системы может создать уязвимости в безопасности данных предприятия.

Симптомы проблемы:

• Обнаружение несанкционированных доступов к данным
• Подозрительная активность в системе
• Утеря или повреждение данных

Решение:

• Проведите аудит безопасности системы и выявите уязвимости
• Незамедлительно устраните выявленные проблемы и улучшите систему безопасности
• Обучите сотрудников правилам безопасности данных и регулярно проводите обновление их знаний
• Рассмотрите возможность использования специализированных инструментов для мониторинга и защиты данных

Шестая – внедрение ERP-системы может оказаться более затратным, чем ожидалось.

Симптомы проблемы:

• Превышение бюджета проекта
• Неожиданные расходы на дополнительное программное обеспечение, обучение персонала или адаптацию системы
• Ухудшение финансовых показателей предприятия из-за перерасходов

Решение:

• С самого начала проекта разработайте подробный бюджет с учетом всех возможных расходов, включая лицензии, консультации, обучение, адаптацию и техническую поддержку. Постоянно отслеживайте бюджет и вносите корректировки – при необходимости.
• Четко обозначьте свои требования к системе, чтобы можно было более точно спланировать бюджет на ранних этапах проекта.
• Выберите надежного поставщика. Для этого проведите тщательный отбор, исходя из репутации, опыта и рекомендаций. Обратитесь к реальным клиентам для получения отзывов о предложенных решениях.
• Инвестируйте в обучение сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать 1С:ERP. Это позволит снизить затраты на возможные ошибки и неэффективное использование системы.

Заключение

Внедрение ERP-системы – важный шаг для современной компании, которая стремится к оптимизации бизнес-процессов и повышению эффективности работы. Однако, чтобы достичь успеха в этом деле, необходимо правильно спланировать и провести все этапы внедрения.

Мы постарались предложить вам четкий план действий для успешного внедрения ERP-системы, рассмотреть ключевые аспекты внедрения, ответить на наиболее часто возникающие вопросы. Более подробно рассказывали в этой статье.

Следуя нашим советам, вы сможете успешно реализовать этот проект и получить максимальную отдачу от новой системы, или можете просто подключить нас:)