Дорожная карта внедрения 1С:ERP: основные этапы разработки

Внедрение платформы 1С:ERP на предприятии — это комплексный процесс, требующий внимательного подхода и тщательной подготовки. Успешная интеграция 1С:ERP в работу компании зависит от чётко спланированных действий по автоматизации процессов, участия квалифицированной команды и внимания к деталям. Для этого как раз и нужна дорожная карта внедрения 1С:ERP. Ведь она позволяет заранее проработать тонкости внедрения системы и оптимизировать их под индивидуальные потребности компании.

Дорожная карта внедрения 1С:ERP

Дорожная карта проекта внедрения 1С:ERP — это план действий по переходу компании на использование комплексной автоматизированной системы управления предприятием. Она помогает структурировать все процессы внедрения 1С:ERP, определить ключевые задачи и сроки их выполнения, а также минимизировать возможные риски. 

ERP-система для вашего бизнеса: как подготовиться и успешно внедрить 1C:ERP

Читать подробнее

Кроме того, дорожная карта помогает принять решение о целесообразности внедрения 1С:ERP. Процесс интеграции любой системы 1С происходит в несколько этапов, которые учитываются при разработке дорожной карты.  

Обследование бизнес-процессов для внедрения 1С:ERP

На данном этапе проводят анализ текущих бизнес-процессов компании для разработки и внедрения новой или доработки существующей системы. Цель — определить те процессы, которые существуют в компании и являются рутинными для сотрудников, собрать необходимые данные для проработки будущей системы (например, о структуре компании). А  также зафиксировать срок и бюджет для IT-проекта. Также на этом этапе формулируют предложения по возможной оптимизации системы и процессов внутри компании.  

Ключевые задачи на этом этапе:

1. Сбор данных о текущих процессах, проектах и системах. Детальное изучение всех операций, выполняемых различными подразделениями компании, включая производство, логистику, финансы и др.
2. Определение несоответствий, расхождений между текущими процессами и теми, которые поддерживаются системой 1С:ERP (по каждому пункту).
3. Разработка решений по автоматизации различных процессов, влияющих на работу предприятия. В том числе формулирование предложений по изменениям в бизнес-процессах, позволяющих улучшить их эффективность при использовании новой системы 1С:ERP.
4. Согласование решений по изменению проекта и заказу дополнительных услуг. Обсуждение предложенных нововведений с руководством и ключевыми сотрудниками предприятия, получение одобрения на реализацию этих изменений от ответственных лиц. 

Внедрение 1С:ERP — это довольно серьёзный шаг для любой компании. Поэтому к нему нужно отнестись со всей ответственностью. Многое здесь зависит от правильности выполнения первого этапа. Требуется тщательно проработать цели и задачи и отразить их в дорожной карте проекта по внедрению решения 1С. В результате этапа:

• Появляются конкретные предложения и решения по изменениям в текущих бизнес-процессах.
• Утверждается проект оптимизации бизнес-процессов в соответствии с требованиями системы 1С:ERP.

По завершении составляется отчет об обследовании, в котором содержится анализ всех собранных данных, отражающий текущее состояние бизнес-процессов компании. В отчете также сформулированы рекомендации по внедрению и настройке системы 1С:ERP , включая предложения по оптимизации процессов. Вся информация о процессах, подтвержденных владельцами процессов и руководителем проекта со стороны клиента. Отчет предоставлен для дальнейшего проектирования и реализации IT-проекта. 

Проведение функционального моделирования 1С:ERP и разработка ТЗ

Этот этап разработки дорожной карты проекта посвящён созданию модели комплексной автоматизации будущих (и настоящих) бизнес-процессов, которые будут реализованы в 1С:ERP. Эту модель отражают в техническом задании (ТЗ) на внедрение системы.  

На этом этапе детально прорабатывают функциональные возможности системы, определяются ключевые модули и функции, которые потребуются для поддержки изменённых бизнес-процессов. Также добавляют алгоритм действий на случай экстренных ситуаций (например, если человек забыл пароль от личного кабинета или какого-то программного продукта). 

Основные задачи этапа:

1. Моделирование бизнес-процессов в информационных системах проекта. Создание схем и диаграмм, отображающих будущие процессы в системе 1С:ERP.
2. Определение функциональных блоков. Выделение отдельных областей (финансовое управление, управление производством, складской учёт, оперативный учёт и т.д.), которые будут автоматизированы.
3. Подробное описание того, как должна быть реализована функциональность в каждом из выделенных блоков проекта.
4. Интеграционные решения. Определение способов интеграции 1С:ERP с другими информационными системами.

Функциональное моделирование продуктов на базе 1С:Предприятие — это тоже важный момент. Благодаря ему у владельца бизнеса появляется возможность понять, как именно будет работать новая система, и, при необходимости, заранее внести в неё изменения. Это позволит избежать ненужных затрат в будущем.  

Результаты этапа моделирования при разработке дорожной карты для внедрений 1С:ERP:

• Реестр функциональных разрывов и желательных доработок типового решения 1С:ERP.
• Модель работы пользователей в системе с привязкой к функциональности и интерфейсам типового решения 1С:ERP.
• Реестр «узкие места» бизнес-процессов и требования к их реинжинирингу.
• Границы стоимости и сроков разработки проекта.
• Готовое ТЗ и другие документы, необходимые для разработку продукта.

Также на этом этапе прорабатываются взаимосвязи отдельных подразделений предприятия, с учётом их возможной автоматизации на базе полученного опыта и интеграции с внешними системами проекта (здесь могут быть учтены и другие требования).

Главное достижение данного этапа — появление понятной функциональной модели внедрения 1С:ERP или другого решения вендора, который подходит компании. 

Разработка и внедрение изменений по функциональным блокам

Это основа всех успешных проектов по внедрению 1С:ERP. После создания функциональной модели проекта и ТЗ с учётом общей специфики деятельности и задач компании, начинается непосредственное внедрение изменений в соответствии с утверждёнными планами.  

Процесс осуществляется поэтапно начиная с наиболее критичных для бизнеса блоков автоматизации. При необходимости можно заказать внедрение и дальнейшее сопровождение проекта у профессионалов. Это позволит снизить риск возникновения ошибок, исправление которых требуют дополнительных затрат времени и ресурсов.  

Ключевые задачи этапа:

1. Настройка программы 1С:ERP под необходимые нужды и технологии компании заказчика. Она включает в себя также настройку модулей, различных параметров и оценку их эффективности (осуществляется под надзором экспертов и руководителей самого предприятия).
2. Перенос данных из старых систем в новую ERP-платформу (чтобы получить максимальную отдачу и снизить время на внедрение).
3. Проведение тестирования каждой функциональности в отдельности и в комплексе, проверка корректности работы системы (при этом учитываются те требования, которые озвучил заказчик на первых этапах сотрудничества).
4. Внесение изменений и исправлений на основании результатов тестирования.
5. Ограниченное внедрение данной системы в одном из подразделений компании для проверки работоспособности и управления в реальных условиях.
6. Обучение рабочей группы: сотрудники прошли учебный курс по индивидуальной программе и стали компетентными в использовании системы 1С:ERP.

Как и любой другой программный продукт, 1С:ERP имеет определённую специфику. Даже если есть готовая дорожная карта внедрения решений 1С, нужно тщательно контролировать каждый этап и следить за работой настроенных блоков продукта.

Результаты этапа:

• готовая к использованию 1С:ERP, полностью настроенная с учётом основных потребностей компании (например, здесь можно настроить автоматический запрос на обработку персональных данных); 
• завершённое пилотное внедрение 1С:ERP на производство;
• протестированная и готовая к масштабированию система 1С:ERP, разработанная с учётом реального бюджета предприятия и других данных.

После завершения этого этапа владелец компании получает полностью готовую ERP-систему. Теперь процесс переходит к тестированию программы, отладки отдельных функций и поддержки работы системы. 

Поддержка внедрённых изменений 1С:ERP и техническое сопровождение эксплуатации системы

Это завершающий этап карты проекта внедрения, на котором обеспечивается поддержка внедрённых изменений и адаптация системы к возможным изменениям в бизнесе. Основная задача данного этапа заключается в обеспечении эффективной работы системы после её внедрения в эксплуатацию, например, на промышленном предприятии. 

Ключевые моменты этапа:

1. Контроль над работой системы. Важно оперативно решать возникающие вопросы. 
2. Обучение сотрудников, работа с новыми пользователями, повышение квалификации людей, которые ранее уже взаимодействовали с системой. 
3. Анализ работы системы и поиск возможностей для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов.
4. Установка обновлений, предоставляемых разработчиком системы.
5. Адаптация системы под изменения в законодательстве, рынке или внутренних регламентах компании.

Управление системой могут осуществлять только люди с определённой подготовкой. Поэтому не стоит пренебрегать возможностью обучения персонала. Особенно если его проводят специалисты, которые внедряли ПО. Это актуально даже в том случае, если управление основными бизнес-процессами осуществляется в автоматическом режиме (человек всё равно должен уметь их контролировать).  

Результаты этапа:

• Стабильная работа системы 1С:ERP
• Полностью готовая документация проекта. В их числе документы по результатам тестирования продукта. 
• Постоянное улучшение и оптимизация бизнес-процессов на базе системы
• Обучение пользователей, которое позволяет максимально использовать возможности системы и оптимизировать рабочие процессы
• Техническая поддержка, решающая проблемы и обеспечивающая бесперебойную работу системы, обновление и настройку компонентов, консультации и обучение пользователей
• Мониторинг производительности, который выявляет узкие места и проблемы, приводящие к снижению производительности, и позволяет оптимизировать работу системы

Эти этапы проекта позволяют создать целостную дорожную карту для внедрения 1С:ERP и обеспечивают плавный переход компании на новую систему управления ресурсами предприятия. 

Что сделать, чтобы снизить риски при внедрении 1С ERP

Для минимизации рисков при внедрении 1С:ERP рекомендуется учитывать особенности каждого этапа реализации проекта:

1. Четко определять цели и задачи проекта. Перед началом проекта по внедрению 1С:ERP нужно четко сформулировать цели внедрения, а также ожидаемые результаты. Это поможет избежать отклонений от сроков релиза и лишних затрат при разработке дорожной карты.
2. Подобрать квалифицированную команду для управления проектом. Привлечение опытных специалистов, обладающих знаниями в области 1С:ERP-систем и конкретных отраслевых особенностей, значительно увеличит шанс на успешное внедрение и снизит риски ошибок. 
3. Обрабатывать обратную связь от пользователей системы. Важно вовлекать сотрудников, которые будут работать с системой 1С:ERP, на ранних этапах проекта. Их мнение поможет учесть реальные потребности при работе в системе.
4. Проводить обучение персонала в программном обеспечении. Качественное обучение работе в 1С:ERP позволит сотрудникам быстрее освоить информационную систему и получить пользу от реальной автоматизации. Сотрудникам нужно понимать все тонкости работы с ПО. 
5. Обеспечить координацию действий и эффективное выполнение проекта, назначив ответственных лиц и сформировав проектную команду.
6. Планировать бюджет на внедрение 1С:ERP с учётом долгосрочных перспектив и дополнительных затрат.
7. Тщательно анализировать предложения подрядчиков (в том числе по  функциональности системы)  и этапы проекта.
8. Включить в проект этап промышленной эксплуатации с поддержкой подрядчика.

Также здесь необходимо проводить регулярный мониторинг и контроль различных систем управления, связанных с 1С:ERP. Постоянный анализ результатов проекта и оперативное реагирование на возникающие трудности в 1С:ERP помогут предотвратить задержки и возможный перерасход средств. В итоге переход к новым технологиям будет более рациональным. 

Заключение

Разработка дорожной карты для внедрения 1С:ERP имеет огромное значение для любого бизнеса, который стремится повысить свою эффективность и конкурентоспособность. Карта позволяет структурировать весь процесс, установить чёткие временные рамки и выделить ключевые этапы, что значительно упрощает контроль над проектом 1С:ERP. 

Таким образом, дорожная карта 1С:ERP помогает эффективно осуществлять управление рисками, связанными с внедрением системы, снижая вероятность неожиданных задержек и финансовых потерь. Кроме того, документ улучшает качество самого внедрения, благодаря последовательному выполнению всех задач и этапов. Дорожная карта 1С:ERP выступает в роли инструмента для управления действиями всех участников проекта, способствуя прозрачности и взаимопониманию между ними. 

Если надо разработать дорожную карту внедрения 1С:ERP и внедрить систему, обращайтесь по телефону 8-800-200-99-24, по [email protected] или в telegram. Разберемся в задаче, предложим оптимальное решение.