CRM-системы для работы с проектами: обзор топ-3 и рекомендации для бизнеса
В условиях высокой конкуренции в современном мире важно найти способ управлять проектами максимально быстро и эффективно. В этом поможет автоматизация рабочих процессов, которую можно выполнить при помощи CRM-системы. В этой статье мы рассмотрим, какой набор инструментов предлагают CRM для организации работы над проектами и какие есть возможности для их применения в различных сферах бизнеса.
Возможности CRM
CRM (Customer Relationship Management) — это не просто приложение для управления клиентами, а комплексная система, предназначенная для автоматизации взаимодействия на всех этапах работы. Программа помогает организовать работу отдела продаж, маркетинга и клиентского сервиса, повышая эффективность каждого направления отдельно и бизнеса в целом.
Использование такого программного обеспечения помогает компаниям любого размера не только организовать работу и контролировать выполнение задач между сотрудниками, но и сэкономить время, наладить взаимодействие с заказчиком и внешними партнёрами, упростить процесс ведения проектов. Система автоматически структурирует данные и обеспечивает доступ к необходимой информации в любой момент. Если говорить подробнее, CRM даёт следующие возможности:
- Учёт клиентов и контактов. База данных хранит записи с полной историей взаимодействия с каждым контактом (включая лиды), историю покупок товаров (для магазинов), адрес доставки, заключённые договора, заявки в службу поддержки и так далее. Благодаря этому вся информация находится под рукой и можно быстро получить карточку с данными о конкретном клиенте.
- Управление продажами. Это отслеживание сделок на каждом этапе воронки продаж, создание счетов, планирование встреч и звонков, автоматизация других рутинных действий.
- Маркетинг. CRM помогает сегментировать клиентскую базу, настраивать целевые маркетинговые кампании, отслеживать их результаты, а также управлять письмами по электронной почте и рассылками новостей через Telegram и другие соцсети.
- Аналитика и отчётность. CRM составляет подробные отчёты по финансам и другим показателям в виде графиков, диаграмм и таблиц. Это помогает руководителю видеть все данные об эффективности работы отдела продаж, маркетинга и других подразделений, чтобы принимать решения по развитию компании.
- Управление задачами и проектами. Это постановка задач разных типов, назначение ответственных сотрудников, выдача прав доступа, контроль сроков выполнения, календарь с датами встреч, отслеживание статуса реализации проекта.
Эти возможности позволят улучшить различные бизнес-процессы и добиться следующих преимуществ:
- Повышение эффективности работы. Шаблоны для автоматизации рутинных процессов (обработки заказов, составления отчётности и отправки уведомлений) освобождают больше рабочего времени сотрудников для основных дел.
- Улучшение качества обслуживания клиентов. Доступ к полной информации о клиенте помогает менеджерам эффективно решать вопросы и проблемы, предоставляя персонализированный сервис.
- Рост продаж. CRM помогает отслеживать потенциальные сделки, работать с воронкой продаж и повышать конверсию.
- Оптимизация бизнес-процессов. Система позволяет выявить узкие места в работе компании, после чего можно будет заняться их улучшением.
- Коммуникация между разными сотрудниками. CRM позволяет создать единый информационный центр для всех отделов компании – это упрощает документооборот, помогает избежать недостатка информации или дублирования работы.
CRM будет полезна для компаний любого размера — от малого бизнеса до крупных корпораций. Бизнес любой формы стремится повысить эффективность работы отдела продаж и улучшить качество обслуживания клиентов. Особенно важно специализированное программное обеспечение тем компаниям, которые имеют большой поток клиентов и заказов, нуждаются в инструментах для автоматизации бизнес-процессов и ведут несколько проектов одновременно.
Функциональность CRM для ведения проектов
Для грамотного и точного управления проектами CRM-системы предлагают следующую функциональность:
-
План проекта. Это составление задач, назначение ответственных, определение сроков выполнения, распределение ресурсов, построение диаграммы Ганта и дорожной карты проекта.
-
Управление задачами. Система позволяет создавать задачи и подзадачи, распределять их среди сотрудников, следить за прогрессом выполнения.
-
Контроль сроков. Многие системы могут отправлять напоминания, помогая планировать и контролировать сроки производства работ.
-
Совместная работа. CRM предоставляет новые инструменты, которые могут стать основой для совместной работы над проектами – это может быть встроенный чат, комментарии к задачам, доска Канбан, база знаний, обмен документами и файлами.
-
Отчёты и аналитика. Через программу можно формировать финансовые отчёты по проектам, отслеживать основные показатели эффективности, а также производить анализ загрузки каждого сотрудника.
ТОП-3 лучших CRM для управления проектами
Рассмотрим три популярные на российском рынке CRM-системы, которые часто используются компаниями различных размеров для работы с проектами.
Битрикс24
Это универсальная облачная CRM, которая отлично подходит для малого и среднего бизнеса, а также частично закрывает задачи крупного бизнеса. Для её внедрения не требуется организовывать собственный сервер с хранилищем — достаточно выхода в Интернет. Система предлагает широкую функциональность, которую можно использовать для управления проектами и задачами, общения с клиентами, автоматизации внутренних процессов и организации совместной работы в различных сферах деятельности.
Интеграция с разными сервисами (электронной почтой, социальными сетями, мессенджерами, сайтом) позволяет объединить все используемые инструменты на одной платформе, а мобильное приложение позволяет войти в систему даже за пределами офиса.
Среди преимуществ — интуитивно понятный и удобный интерфейс, что снижает необходимое на обучение время. Бесплатная версия, хоть и с ограничениями, позволит попробовать CRM и оценить её удобство. Но тарифы для больших команд могут оказаться необоснованно дорогими, а для кастомной настройки нужно обращаться к специализированным интеграторам. К тому же, ожидание ответов техподдержки может затянуться.
Мегаплан
CRM-система, ориентированная на управление проектами и задачами. Система помогает организовать работу команды, контролировать выполнение задач и отслеживать прогресс по проектам. Программу можно интегрировать с популярными веб-сервисами.
Благодаря простому и удобному интерфейсу, возможности настроить рабочие процессы и доступной цене, система подойдёт для малого и среднего бизнеса. Можно установить приложение для мобильных устройств, что позволяет каждому менеджеру получать доступ к данным в режиме онлайн.
В числе недостатков системы пользователи часто отмечают ограниченную функциональность для управления продажами, сложности интеграции с IP-телефонией и долгие ответы технической поддержки.
1С:CRM
Популярная CRM-система, разработанная на платформе 1С:Предприятие бывает как в коробочном, так и в облачном варианте. Она позволяет автоматизировать процессы взаимодействия с клиентами, управлять продажами, маркетингом и сервисом, а также вести учёт проектов и пользоваться планировщиком задач. Предусмотрены широкие возможности интеграции с другими продуктами 1С, например с программой 1С:Бухгалтерия.
Гибкая настройка позволяет адаптировать CRM под нужды самого требовательного бизнеса. Также в системе доступна обширная функциональность для управления продажами.
1С:CRM рассчитана в первую очередь на крупные компании — она имеет высокую стоимость внедрения и поддержки, требует тщательной настройки и привлечения специалистов для обучения персонала работе в программе.
Также среди популярных программ – amoCRM, RetailCRM и другие. Стоит отметить, что ни одно решение не лишено недостатков. Поэтому практически всегда требуется дорабатывать CRM под индивидуальные потребности конкретной компании, расширяя функциональность дополнительными модулями по принципу конструктора. Более дорогим, но эффективным решением будет разработать собственную систему с «нуля».
Проблемы CRM для управления проектами
Хотя CRM-системы предоставляют множество преимуществ для управления проектами и задачами, они могут доставить и трудности. Чтобы выбрать подходящее решение, необходимо знать о возможных проблемах:
- Сложность внедрения. Внедрение CRM-системы может потребовать большого количества времени, особенно для крупных компаний с большим количеством сотрудников и сложными бизнес-процессами.
- Платное использование. Стоимость внедрения и поддержки некоторых CRM будет достаточно высокой, что будет критично для небольших компаний.
- Необходимость обучения. Для эффективного использования CRM и работы со всеми функциями сотрудникам необходимо пройти обучение, что требует времени и дополнительных затрат.
- Интеграция с другими системами. Некоторые CRM могут не иметь возможности сделать интеграции через открытый API с сервисами, используемыми компанией — электронной почтой, телефонией, корпоративным порталом, бухгалтерскими программами.
- Безопасность хранения. CRM-системы хранят персональные данные о клиентах и сотрудниках, поэтому важно изучить политику конфиденциальности сервиса.
Таким образом, перед компанией стоит задача выбрать вариант, который доставит минимум сложностей и неудобств в использовании. Важно постараться учесть различные факторы — размер компании, специфику бизнеса, необходимую функциональность, бюджет и не только.
Рассмотрим несколько рекомендаций, которые помогут сделать правильный выбор и с комфортом пользоваться программой не один год:
- Определение потребностей. Прежде чем начать поиск CRM, необходимо чётко определить, какие задачи планируется решить с её помощью. Стоит составить список необходимых функций, связанных с управлением задачами, продажами, проектами, автоматизацией маркетинга, аналитикой, отчётностью.
- Размер и специфика бизнеса. Продвинутые CRM-системы, которые подходят для крупных компаний, могут быть избыточными для малого и среднего бизнеса. И наоборот, функциональность простых систем не хватит для больших компаний.
- Удобство использования. По возможности CRM-система должна иметь интуитивно понятный и удобный интерфейс, чтобы сотрудникам можно было быстро и комфортно с ней работать. В случае, если вендор предлагает базовую демоверсию или пробный период на несколько дней или недель, можно дать оценку удобству и функциональности без необходимости оплаты.
- Стоимость. Стоимость CRM-систем может сильно варьироваться в зависимости от функциональности, количества пользователей и других параметров. Важно обратить внимание не только на затраты на оплату сервиса каждый месяц, но и на вложения во внедрение, обучение и поддержку.
- Интеграции с другими системами. Если компания уже использует другие программы для ведения бизнеса, общается с клиентами через электронную почту, сообщения или телефон, CRM должна иметь возможность интеграции с этими сервисами.
- Техническая поддержка. Важно убедиться, что разработчик CRM-системы предоставляет качественную техническую поддержку для пользователей и оказывает оперативную помощь в решении возникающих вопросов. Также преимуществом является наличие базы знаний, где человек сможет самостоятельно найти ответы на вопросы.
- Периодические обновления. В обновлениях могут содержаться исправления ошибок и добавления новых функций, что помогает разработчику адаптировать CRM под потребности современного бизнеса.
- Отзывы. Прежде чем выбрать CRM, можно почитать отзывы и блоги других пользователей, где они отмечают особенности, преимущества и недостатки различных систем.
Очень сложно найти готовую CRM-систему, которая будет удовлетворять всем потребностям компании. Поэтому обычно требуются услуги специализированных компаний по доработке системы и расширению функциональности. Также возможно заказать разработку CRM с нуля — так программное обеспечение будет максимально соответствовать всем требованиям.
Заключение
CRM-система для управления проектами — это инструмент, который сможет организовать коммуникацию внутри команды, повысить эффективность выполнения задач, упростить ведение проектной документации, а также улучшить взаимодействие с клиентами. При выборе следует обращать внимание не только на функции программы, но и на сложность её освоения, стоимость внедрения и другие скрытые нюансы. Выбрать подходящую систему непросто, но всегда можно адаптировать одно из решений под требования компании.
Если у вас остались вопросы или хотите внедрить CRM в свою компанию, звоните по телефону 8-800-200-99-24, отправьте письмо на почту [email protected] или сообщение в telegram.
