Автоматизация склада: кому подходит, как подобрать оборудование и избежать ошибок при внедрении систем

В современных складских комплексах сложно управлять товарами без автоматизации процессов: неизбежны ошибки и путаница в складских операциях, которые полностью возложены на людей. Автоматизация склада — способ организовать бизнес-процессы и работу комплекса, сделать её более продуктивной с помощью программного обеспечения. Один из них — разработать и внедрить специализированные программы, такие как 1C, WMS, CRM и так далее

Что такое WMS и как выбрать лучшую систему для управления складом?

Однако такой процесс требует значительных ресурсов со стороны компании, что не всегда оправдано. В статье расскажем о неочевидных преимуществах автоматизации склада, как грамотно организовать этот процесс, какие ошибки можно совершить и как их избежать.

Суть автоматизация склада

Ценность автоматизации для компании и бизнеса — в ускорении процессов и сокращении рутинного (монотонного) труда. Не секрет, что склад — особая «экосистема», которая требует четкости и организованности. Получается, что компании, которые автоматизировали склад имеют ряд преимуществ перед конкурентами без автоматизации:

• Скорость бизнес-процессов и работы с товарами в складском учёте. Этому способствует то, что хранение товаров становится адресным, что упрощает поиск нужных позиций на складе.

• Сокращение рутины. Например, система «забирает» монотонную бумажную работу на себя: ведение бухгалтерского учёта, документооборот и т.п.

• Уменьшение риска ошибок на складе из-за человеческого фактора. Сотрудники компании не тратят внимание на рутинные дела, а усиливают контроль за автоматизированными операциями на складе.

Нередко автоматизацию складского учёта делают комплексно, чтобы оптимизировать все бизнес-процессы компании. Цель внедрения систем — решение и предотвращение проблем, замедляющих работу склада,  а также экономия рабочих ресурсов компании. 

Задачи автоматизации склада

Для достижения цели, все процессы и требования для системы автоматизации прописываются в техническом задании, где анализируют все складские операции. Какие основные операции с товарами характерны для склада:

• Приём.

• Хранение товаров.

• Реализация позиций.

В каждой из них возможно появление ряда проблем. Внедрение технологий в складские операции способно решить эти проблемы и другие задачи системы управления. А значит и повысить эффективность работы складского комплекса, что впоследствии скажется на лояльности клиентов и партнёров, возможности прогнозирования спроса товаров, упрощении закупки, передачи заказов и так далее. 

Давайте определим, какие проблемы возникают в основных складских операциях. Ведь именно их должна решить автоматизация склада:

Это неполный перечень стандартных ситуаций и вариантов их решения с помощью автоматизации склада. Именно для этого внедряют программы, автоматизирующие складские процессы.

Также автоматизация складских процессов помогает контролировать не только товары, но и персонал. Управляющим доступен контроль над работой сотрудников и соблюдением ими правил хранения товаров, это способствует сокращению некорректных действий со стороны сотрудников.

Кому подходит автоматизация склада

Основной плюс автоматизации складского учета — в её универсальности и оптимальности для всех торговых организаций. При этом ошибочно полагать, что она требуется исключительно масштабным компаниям. Автоматизация складских операций подходит для:

• Промышленных предприятий

• Производственных компаний

• Оптовых и розничных магазинов

• Служб доставки (почтовые, курьерские) и других

В целом автоматизация склада рекомендуется любой организации, которой нужно разместить товары и материалы. Системы и другие решения для автоматизации повышают эффективность работы этих организаций, снижают финансовые издержки бизнеса.

Как автоматизировать склад

Важно определить проблемы и потребности конкретного склада, а также какие задачи должна решать его автоматизация. Именно от этого зависит последующий выбор инструментов и методов ведения складских операций.

Этапы внедрения WMS

Автоматизацию склада можно разделить на несколько обязательных этапов или шагов: выбор способа хранения, оборудования и ПО. 

Способы хранения продукции на складе

Существуют три варианта хранения товаров на складе: статическое, динамическое, комбинированное. Обычно выбирается только один из них. На его основе формируется алгоритм распределения и движения товара по складским зонам. Чем они различаются:

• Статическое хранение подходит для компактных складов или больших производственных предприятий с минимальным наименований продукции. При таком способе у каждого товара есть постоянное место.

• Динамическое хранение отличается гибкостью — пространство используется рационально в зависимости от объемов поставок, а склад легко адаптируется к сезонным и другим тенденциям в торговле. 

• Комбинированный способ сочетает преимущества предыдущих вариантов и применяется в основном в крупных складских комплексах, где хранится множество товарных категорий. Этот вариант является достаточно трудоемким: требуется постоянно анализировать и заниматься расчётами количества мест хранения и их параметров. Учётная программа системно работает с номенклатурой — идет сбор данных по кодам управления товаром, характеристикам габаритов, весу, обороту. Полученные данные сопоставляются с возможностями ячеек (учитывается вместимость). Затем программа планирует изменения в хранении и передвижении продукции. 

Если мы говорим про комплексную автоматизацию, то её внедряют совместно с адресным хранением. Все товары хранятся в определенных ячейках — местах хранения, снабженных уникальными адресами, обозначенными на этикетках (QR-кодами, штрихкодами).  

«Цифровой» порядок на складе с помощью 1С:ERP

Ячейки размещаются в уличных и внутренних секторах, напольных зонах, на стеллажах, в коробках. Присвоение адресов помогает при составлении топологии склада (его подробной и точной карты).

Как выбрать оборудование и организовать штрихкодирование

При автоматизации склад потребуется оснастить: 

• терминалами сбора данных;

• принтерами этикеток;

• сканерами штрихкодов.

Выбирать техническое оснащение нужно, учитывая условия работы склада и хранения товаров. Важны даже данные о температурном режиме — принтеры этикеток бывают разных моделей, а минусовые температуры потребуют особого вида морозостойких наклеек. Также принтеры имеют разную скорость печати, не все из них интегрируются с мобильными устройствами. Иногда важно учитывать мощность аккумулятора оборудования. Терминалы сбора данных (далее — ТСД) получают (считывают) данные с этикеток (штрихкоды, цены) с разного расстояния. При выборе ТСД руководствуются видом и типом штрихкодирования. 

Как выбрать WMS для управления складом

Сегодня в России уже сформировался рынок систем автоматизации склада. На нем представлены как отечественные, так и иностранные разработки. Продукты  зарубежных разработчиков и WMS российского производства могут отличаться функциональностью. Тем не менее, бизнес может выбрать программу автоматизации для базового списка задач, а при наличии многоэтапных складских операций заказать специалистам разработать специальные расширения.

Сравнение систем управления складом

При выборе программного обеспечения важно руководствоваться:

• стоимостью и функциональными возможностями решений;

• параметрами и настройками отдельных инструментов программы;

• возможностью интеграции WMS в имеющуюся систему учёта компании;

• количеством удачных проектов у разработчика (имеются в виду внедрённые программы у серьезных клиентов);

• возможностью доработки WMS под индивидуальные запросы, ее дальнейшего технического обслуживания.

На рынке представлены различные предложения систем управления складскими операциями: коробочные, облачные и кастомные. Кроме того, если учёт в компании ведется на базе 1С, возможна установка модуля WMS, управляющего складскими процессами и адресным хранением.

Ошибки при автоматизации склада и их решения

Нередко компании разочаровываются после внедрения популярных и дорогостоящих версий WMS — они не оправдывают ожиданий. Но обычно проблема не в функциональности системы, а в ошибках, допущенных при внедрении: 

• Не учтены особенности процессов в складских операциях. Часто компании не вникают в  сложности работы собственного склада и внедряют популярные системы, которые на самом деле им не подходят. Комплексы работают с различными недочётами. Систему управления следует подбирать с учётом особенностей процессов и складов. В этой ситуации поможет объективный анализ показателей деятельности своего склада (чтобы выявить недочёты в его функционировании) и поиск системы, подходящей для их устранения.

• Допущены ошибки при планировании процессов. Например, автоматически система корректирует систему хранения, а помещение не поделено на зоны. Здесь поможет совместная работа с бизнес- и системным аналитиком.

• Отсутствие обратной связи между исполнителем и заказчиком. Корректное внедрение WMS возможно лишь при совместной работе разработчиков и проектной группы со стороны клиента на любом этапе внедрения. Руководство этой группой осуществляет сотрудник компании, отвечающий за складские операции ( директор логистического отдела, начальник склада). Команду составляют его работники — им предстоит взаимодействовать с системой. В результате такой коллаборации и руководство ориентируется в обновленных бизнес-процессах, и персонал подготовлен к новому виду работы.

• Ошибки при обмене данными между программами. Интеграция должна быть комплексной, тогда обмен данными будет происходить без задержек и ошибок. Здесь нужно проанализировать и настроить интеграцию между ПО. 

Часто ошибки с внедрением системы складской автоматизации возникают из-за спешки. Например, руководство стремится внедрить WMS в кратчайшие сроки. Но на крупных объектах со сложными складскими процессами такое форсирование неуместно. 

Руководителям рекомендуется тщательно подходить к найму новых сотрудников. В частности, новый персонал следует тестировать на наличие знаний о WMS либо организовать систему быстрого обучения за счёт компании. Каждый сотрудник должен знать, как взаимодействовать с интерфейсом программы, ориентироваться в электронном документообороте.

Узнать больше о таких системах можно у наших экспертов. Обращайтесь по телефону 8-800-200-99-24, по [email protected] или в telegram.